Les dépenses professionnelles des entreprises transformées par la crise

Et si on épluchait les notes de frais des entreprises pour connaître les tendances et les comportements des professionnels ? C’est justement ce que fait Jenji, un éditeur de solution de saisie des notes de frais qui publie aujourd’hui son 3e index des dépenses professionnelles en exclusivité avec Visionary Marketing. Ces notes de frais font bien plus que nous parler de dépenses professionnelles, elles nous donnent de véritables indications sur les tendances de fond du monde du travail et de sa transformation. Zoom sur cet index des notes de frais avec Lucie de Antoni, directrice marketing de Jenji.

Notes de frais : les dépenses professionnelles transformées par la crise

notes de frais entreprises
Le 3e baromètre des notes de frais Jenji fait clairement ressortir, au travers de l’analyse des données issues de l’application, les bouleversements intervenus dans le fonctionnement des entreprises après la crise du Covid (si tant est que nous en soyons sortis…)

L’évolution du monde des entreprises au prisme de leurs notes de frais

Jenji a lancé son premier baromètre des dépenses professionnelles en 2021 et en publie une mise à jour tous les six mois. Dans la période actuelle, où tout bouge très vite, ce qui était une tendance forte six mois auparavant peut ne plus du tout l’être par la suite et c’est ce qui justifie ce rythme soutenu de mises à jour.

Pour cette 3e édition de leurs index des dépenses professionnelles, l’éditeur de l’application a confié en exclusivité son rapport à Visionary Marketing qui vous le dévoile aujourd’hui, avec cette interview de Lucie de Antoni, directrice marketing de Jenji.

notes de frais
Signe d’une volonté de se déplacer de manière plus responsable, on a observé un boom du vélo en France entre 2021 et 2022 dans les notes de frais. On voit aussi que Paris a encore un peu d’efforts à faire pour être élue ville la plus cyclable de France – source Jenji

Grandes tendances issues des notes de frais des entreprises

On peut déduire quelques grandes tendances de ce 3e index des notes de frais professionnelles :

  1. Un changement de vision quant à l’écologie et aux approches dites « durables ». On observe un véritable changement dans les notes de frais, et notamment autour du vélo. Le forfait mobilités durables a notamment un fort impact en France, mais n’existe pas en Allemagne ;
  2. Une digitalisation accrue des processus de notes de frais ;
  3. Une stabilisation des remboursements des outils digitaux et forfaits Internet observés lors du 2e index (impact du développement du télétravail), qui sont désormais rentrés dans la normalité. Les outils phares de la digitalisation sont les outils de Webconférence ;
  4. Stabilisation sur une tendance haute pour les déplacements en train, dans un esprit de responsabilité sociétale des entreprises, même si l’avion fait de la résistance en Europe ;
  5. Enfin, le travail hybride a fait reculer les dépenses de livraison de repas en France, mais pas en Allemagne.

Forte évolution du nombre de collaborateurs utilisant une solution digitale

Sur le premier semestre 2022, Jenji a constaté une augmentation de 101 % de son nombre d’utilisateurs par rapport à la période précédente. Un signe fort de la digitalisation des notes de frais.

Finies les notes de frais papier ! Il est à noter que Visionary Marketing utilise Jenji depuis 2022 et fait partie des nouveaux utilisateurs recensés par l’éditeur.

En seulement 3 mois en 2022, Jenji a comptabilisé un nombre de notes de frais équivalent à 6 mois de 2021

Au-delà de la digitalisation de leurs processus de notes de frais, les entreprises ont transformé leurs dépenses.

Stabilisation du digital dans les notes de frais des entreprises

Ainsi certains déplacements en train ont été remplacés par des dépenses liées à des outils digitaux.

Les notes de frais étaient précédemment très liées aux déplacements, aux voyages d’affaires, elles vont désormais au-delà.

L’édition numéro deux du Baromètre faisait ressortir un vrai boom sur les remboursements de forfaits Internet, de mobilier de bureau, de téléphonie.

Ces dépenses sont maintenant stabilisées, car elles sont rentrées dans les mœurs des entreprises.

L’avion fait de la résistance dans les notes de frais des entreprises

Dans la 1re édition du baromètre, 80 % des entreprises n’avaient pas réservé de vols depuis plus d’un an et demi.

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L’année 2022 a connu un fort rebond par rapport à l’année précédente en matière de voyages d’affaires. Et les avions ont à nouveau quitté les pistes. – source Jenji

Aujourd’hui, le nombre de dépenses lié aux vols a augmenté de 60 % par rapport à la même période de l’année dernière.

90 % de ces vols sont européens. Il y a encore une petite fragilité sur l’international et sur les longs courriers. Mais l’aérien repart de manière plutôt dynamique.

Le train domine encore…

Le train avait atteint il y a six mois des pics de dépenses entre 100 et 150 %, parfois même 200 %. Aujourd’hui, la situation se stabilise. Le premier semestre 2022 comparé à l’année précédente montre une augmentation de 51 %.

Le choix du train n’est pas fait uniquement pour des raisons tarifaires, mais aussi pour des raisons de responsabilité sociétale des entreprises. 

Une augmentation spectaculaire des notes de frais pour les outils digitaux

Les outils liés aux réunions et aux webinaires arrivent en tête : Zoom, Microsoft Teams, Livestorm ou Webikeo.

On trouve également Slack, et les outils qui tournent autour de la téléphonie, de l’Internet et du confort que l’entreprise souhaite apporter à ses collaborateurs.

Les outils digitaux sont désormais totalement inclus dans les stratégies d’achats des entreprises

La livraison de nourriture en baisse

Avec le développement du travail hybride dans les entreprises, les livraisons de repas ont tendance à déserter les notes de frais.

Jenji observe également une baisse des réunions d’équipe en physique.

On constate des différences assez fortes selon les pays. En France, on observe une diminution légère, mais certaine de la livraison, mais pas en Allemagne.

En France, un vrai boom du forfait mobilités durables

Le forfait mobilités durables, mis en place fin 2019, permet aux employeurs de rembourser des forfaits de trottinettes, de vélo ou même de scooter électrique à leurs employés. Il s’applique également au covoiturage, aux transports en commun et à l’autopartage.

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Infographie Banquedesterritoires.fr (Caisse des dépôts) — avril 2021

Les grandes entreprises l’ont adopté facilement, car il s’insère naturellement dans leur stratégie RSE, et aussi, car leurs collaborateurs sont très demandeurs.

Beaucoup d’entreprises n’en sont qu’au début de leur transformation digitale

Lucie de Antoni nous a également livré ses réflexions sur la transformation digitale des entreprises.

« Il y a un vrai besoin d’éducation, d’explication et d’accompagnement.

On parle de transition et de transformation digitale parce qu’il y a eu la crise Covid, que certaines entreprises disent qu’elles ont fait un boom de cinq ou sept ans.

Mais pour beaucoup d’organisations, cette transition digitale n’en est qu’à ses débuts

Des sujets très prospectifs tels que le métavers leur font peur, non pas parce qu’elles ne veulent pas en entendre parler, mais parce qu’elles en sont juste au début de cette transformation.

Il faut donc prendre en compte le degré de maturité et d’évolution de chaque entreprise, c’est aussi comme ça qu’on démocratisera ces sujets de transformation digitale. »

3e index Jenji des dépendes professionnelles
Télécharger le rapport sur le 3e index des notes de frais de Jenji

Jenji notes de frais
Jenji est une application de notes de frais qui permet de saisir, stocker et produire des rapports de dépenses professionnelles de manière automatisée. La reconnaissance OCR permet de préremplir les fiches de frais pour chaque dépense. L’outil est payant pour les équipes, mais est gratuit pour les indépendants. Nous vous recommandons vivement cette solution très bien conçue par un éditeur français.
Yann Gourvennec
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