La mort par PowerPoint est-elle une fatalité ?

Qu’en est-il de la « mort par PowerPoint« * ? Est-ce une réalité ou une fiction ? La faut en incombe-t-elle à l’outil lui-même ou à l’auteur de la présentation ? Il y a longtemps déjà j’avais publié un article sur « la maladie de PowerPoint« , écrit par le regretté Giancarlo Livraghi qui insistait non sur le côté rasoir de PowerPoint (si tant est qu’il existe) mais sur son versant manipulateur (ou plutôt sur la propension de certains humains à utiliser les images à fins de tromperie).

NDLR: Traduction — volontairement — littérale de l’expression anglaise « Death by PowerPoint »

La mort par PowerPoint est-elle une fatalité ?

mort par PowerPoint
La mort par PowerPoint est-elle une fatalité ? Henri de Berny nous éclaire sur ce point (ici, le spectateur a déjà quitté sa chaise)

Dans ce billet je traiterai, avec l’aide d’Henri de Berny, fondateur de Prezman, les autres critiques sur cet outil qu’on accable de tous les mots au point de l’avoir banni d’une des plus grandes sociétés du monde, Amazon. Où l’on verra que, contrairement aux idées reçues, PowerPoint n’est pas un outil de présentation.

PowerPoint est accusé de tous les maux, mais ce que j’ai remarqué pour ma part, c’est que le mode de présentation a sans doute moins d’importance que l’auditeur lui-même.

J’ai vu Andrew Neil captiver un auditoire en … lisant un papier et levant les yeux de temps en temps

Ainsi j’ai vu Andrew Neil le fondateur de Sky, tenir une salle en haleine avec un bout de papier et un texte (absolument remarquable d’intelligence et d’humour) qu’il lisait devant un micro. Mais Dieu sait que cet homme-là sait lire avec intelligence et que son oeil, lancé au-dessus de son papier, en disait long de malice.

Pour en avoir le cœur net sur cet outil tant décrié, et que finalement tout le monde utilise*, je me suis tourné vers Henri de Berny, un expert du domaine.

[* ou son frère Keynote qui quoiqu’on en dise, ne fait pas grand chose de plus, sauf gérer les fontes de manière plus habile. Jobs avait reçu une formation de typographe, et cela a marqué l’entreprise et son design]

Henri est CEO de Prezman, une agence spécialisée en présentation PowerPoint. Il m’a aidé à comprendre pourquoi PowerPoint est devenu le grand méchant loup du monde de l’entreprise, au point qu’on prête — apparemment pas une légende, mais pas une panacée non plus — à Bezos le fait d’avoir interdit son usage chez Amazon.

Utilisé partout, en entreprise, dans les formations, à l’Éducation Nationale, et maintenant également dans les mariages, PowerPoint s’est attiré les foudres d’à peu près tout le monde, au point qu’il y a même un parti en Suisse qui s’est créé, le parti Anti-PowerPoint.

mort par Powerpoint
Ici ce n’est pas la mort par PowerPoint, mais la mort à PowerPoint que l’on professe. A vot’ bon cœur m’sieurs-dames !

Pas mal de grands noms se sont levés contre, notamment plusieurs généraux américains. Cela avait défrayé la chronique il y a quelques temps. Le patron d’Amazon a interdit le PowerPoint en interne. Bref, les critiques sont partout. Au point que quand on les écoute, on se demande s’il ne serait pas devenu l’ennemi public numéro un.

On remarquera même, dans cette présentation russe, que la guerre froide a été finalement gagnée par Microsoft Office, haut la main.

Cliquer pour accéder à death-by-powerpoint4344.pdf

Bref, ce type de présentation sont légion. Mais que valent-elles au juste ?

Ces critiques envers PowerPoint sont-elles justifiées ?

Pour Henri de Berny, il faut distinguer deux types de personnes dans une présentation : les auditeurs et le présentateur. Ceux qui écoutent, et celui qui parle.

Du côté des auditeurs, généralement, la présentation est clairement ennuyeuse, souvent incompréhensible, et ils ont vraiment l’impression de perdre leur temps.

Si on se place du côté du présentateur, il est lui aussi souvent la deuxième victime de l’exercice, car créer une présentation, c’est assez laborieux, c’est souvent une barrière à l’expression, car il a du mal à parler avec son support, il se retrouve à devoir lire son texte et ça le met un peu mal à l’aise.

Pour couronner le tout, c’est chronophage et ça lui fait perdre un temps fou.

On se demande dans ces circonstances, pourquoi on continue à faire des présentations PowerPoint ? C’est une vraie question.

Pour essayer de résoudre ces problèmes, on trouve de nombreux conseils sur Internet car tout le monde est conscient du problème. Tous ces conseils sentent un peu la recette bancale : pas plus de 15 mots … Non, pas plus de dix mots … Quatre mots maximum … Une idée par slide … Police 30 maximum … non, minimum, etc.  (on préférera les vrais conseils comme ici)

Il y aussi ceux qui vous conseillent d’écrire 5 à 10 slides pour une présentation de 5 minutes à 2 minutes par slide (ce qui fait 10 à 20 minutes si je compte bien). Et de toute façon cela ne veut rien dire, j’ai vu des présentateurs balancer 150 slides en 30 minutes et faire un tabac. Et inversement, faire 30 minutes avec un seul slide et un storytelling et une diction puissants.

Si on n’arrive pas à faire une présentation vraiment efficace, c’est qu’on ne traite pas le vrai problème

Le problème de fond, pour Henri de Berny, est l’absence de scénario dans une présentation. C’est qu’on ne sait pas où on va, ni pourquoi on y va. Ça a l’air simple mais qui se pose vraiment la question en ces termes ?

Concernant la gêne pour le présentateur, qui a du mal à parler avec son support, pour un résultat souvent incompréhensible pour les auditeurs, cela vient du fait qu’il y a une concurrence entre l’orateur et son support. Le support se suffit souvent à lui-même. Du coup, le présentateur est en trop.

La question du temps de préparation (et de présentation)

Le troisième point, c’est que c’est chronophage pour le présentateur et en même temps, la présentation devient une perte de temps pour les auditeurs. De toute façon, faire une présentation, ce sera toujours long. Et si on veut qu’elle soit bien ce sera vraiment long. La vraie question est surtout celle du retour sur investissement.

Si on y passe du temps, il faut que ça rapporte. Et s’il y a un vrai retour sur investissement, c’est qu’il y a une vraie valeur. Et donc, les auditeurs n’auront pas l’impression de perdre du temps.

Il y a trois points de fond : le scénario, la concurrence entre l’orateur et son support, et le retour sur investissement.

Ces trois points ne vont pas être traités avec des « mesurettes » du type « quelle taille de police utiliser ».

Un PowerPoint n’est pas une présentation, c’est un support qui vient aider une présentation

Une présentation, c’est quelqu’un qui parle. Et il peut parler avec un produit dans les mains pour présenter son nouveau produit, ou avec un tableau noir et une craie et écrire lorsqu’il en a besoin, ou avec un PowerPoint.

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John Mc Cain (sénateur républicain), un orateur hors pair qui n’avait pas besoin de lire ses slides, et qui savait pour quoi il parlait, et quelles étaient ses convictions

Mais un PowerPoint n’est pas une présentation, et c’est certainement le point fondamental à comprendre.

Le premier réflexe quand on nous demande de faire une présentation c’est d’ouvrir PowerPoint, et puis de commencer à travailler. Or, ce n’est pas un logiciel qui a été fait pour nous aider à réfléchir ni à penser.

Alors comment fait-on pour remettre les choses dans l’ordre ?

Penser à un bon scénario d’abord, et qu’ensuite PowerPoint se conforme à notre pensée.

On raisonne aujourd’hui selon PowerPoint, et ça bloque toute pensée. On aboutit à une suite de slides juxtaposées, sans raisonnement.

Les 4 étapes indispensables pour créer une bonne présentation PowerPoint selon Henri de Berny : non, ici on ne vous parle pas de la taille de la police…

Pourquoi donc continue-t-on à utiliser PowerPoint ?

Le problème n’est pas PowerPoint, mais la manière dont on le conçoit et dont on l’utilise.

Le critiquer parce qu’il ne nous aiderait pas à réfléchir, c’est un peu comme accuser un marteau de ne pas savoir visser une vis. C’est juste qu’il n’est pas fait pour ça.

Mais si on l’utilise efficacement, il devient un outil extrêmement puissant.

Pourquoi ? Parce que lorsqu’on soutient un discours avec un visuel, l’impact est beaucoup plus élevé qu’avec un discours seul. Tout le monde l’a bien compris. On est dans l’ère de l’image. Les publicitaires le font tous les jours. Et on comprend beaucoup plus vite une image que les textes ou simplement de la parole, simplement parce qu’on apprend à voir avant de parler.

La vraie question est comment utiliser les avantages de PowerPoint sans tomber dans les travers

Pour cela, il n’existe pas de petites mesurettes.

Bien sûr, il y a des règles à respecter, dont bien sûr utiliser une police qui puisse être vue. Mais là encore, il faut se méfier des recettes simplistes. Quand on dit la police 30, par exemple, ça ne veut rien dire. Parce qu’en fonction de la taille de la slide, si elle fait 1920 pixels de large, 2500 pixels, ou 10 000 pixels de large, une même taille de police pourra apparaître petite ou très grosse.

Si c’est une présentation en one-to-one à un mètre de distance, ce n’est pas la même chose qu’une présentation sur un écran de taille moyenne dans une salle où il y a 50 personnes. Là encore, il faut s’adapter au contexte.

Les mesurettes sont utiles pour nous donner des rappels. Mais par exemple, une idée par slide est une absurdité, car à la fin, on a un paquet d’idées, mais toujours pas un raisonnement. Ce qu’il faut comprendre derrière cette ligne de conduite, c’est de ne pas mettre trop de contenu sur une slide.

4 étapes pour réaliser une présentation efficace

  1. Réfléchir d’abord
  2. Structurer la présentation
  3. Scénariser
  4. Et enfin, produire

Etape 1 : réfléchir

Quand on réalise une présentation, on doit avoir un objectif précis à atteindre. Par retour d’expérience, Henri souligne que les présentations qui leur sont soumises par de nombreux grands groupes, la plupart du temps, n’ont pas d’objectif précis.

« Pourquoi vous présentez vos résultats en fin d’année ? Pour parler à nos actionnaires. Oui, mais pourquoi ? Parce que c’est une obligation légale ».

Ce n’est pas un objectif.

Imaginons que je suis LVMH et que je présente mes chiffres, note Henri. J’ai un secteur d’activité qui est en chute libre, et à côté, j’ai un petit secteur d’activité qui est en train de monter.

Mon objectif est de prouver que ce secteur d’activité est en chute libre parce que je l’ai délaissé volontairement, parce que ce n’est plus un secteur d’avenir, mais que celui qui est en train de monter et qui est petit aujourd’hui et qui demain va être très grand, lui, c’est un marché d’avenir, et que j’ai mis tous mes efforts dessus. Là, il y a un objectif précis.

mort par powerpoint
Ah ! Le bon vieux problème de l’objectif. Celui qu’on rencontre partout. Et pourtant c’est simple : il suffit de savoir où vous voulez emmener les auditeurs.

D’une part, on comprend l’objectif et ensuite, on va réfléchir à trouver les arguments qui permettent d’atteindre cet objectif. On pose toutes nos idées et tout ce qui n’est pas des arguments qui permettent d’atteindre cet objectif, on les supprime.

On atteint un objectif vis-à-vis d’une cible, ou de plusieurs cibles, et dans un contexte donné. Le contexte peut être soit en one-to-one, dans une grande salle, avec différents types de profils, etc. Tout cela doit être pris en compte.

Parmi toutes les idées listées, on supprime toutes celles qui ne permettent pas d’atteindre les cibles, pour les convaincre de l’objectif dans le contexte donné.

C’est un gros écrémage, un peu douloureux parce que ça oblige à ne pas dire tout ce qu’on avait envie de dire.

Si on dit des choses qui n’intéressent pas les cibles, qui n’atteignent pas l’objectif et qui sont hors contexte, on est juste en train de se saborder tout seul.

A la fin de cette étape, on a un petit sac d’arguments bien calibrés et qu’il va falloir utiliser. Et c’est là qu’on passe à la deuxième étape.

Etape 2 : structurer

La structure, c’est le plan. C’est simple, dans une présentation, il faut atteindre un but. Donc quand on monte un plan, on monte un plan pour atteindre un but.

Cela veut dire une suite d’arguments qui, étape par étape, arrivent à l’objectif. C’est le principe de l’effet cliqué. J’annonce un point, une fois que ce point est acquis, tout le monde est d’accord. Ensuite, on peut passer au deuxième point, qui est la suite du premier point. On arrive au deuxième point, il est validé. OK, tout le monde est d’accord. Ça permet d’aller au troisième point et ainsi de suite, jusqu’à ce qu’on arrive au point que vous voulez atteindre, c’est-à-dire l’objectif.

mort par powerpoint
Pour faire une bonne présentation c’est un peu comme pour écrire une bonne symphonie, il faut mettre les notes dans le bon ordre !

C’est comme ça qu’on va construire un plan efficace pour une présentation. Et ce plan, bien sûr, reprend les éléments qu’on avait défini dans la partie précédente. Ensuite, on aboutit à un plan structuré avec les bonnes informations à passer.

Cela ne suffit pas parce qu’un plan brut est un peu austère. Il faut ensuite habiller tout ça, mettre un peu de maquillage pour le rendre plus agréable.

Etape 3 : scénariser

Scénariser signifie trouver des éléments qui rendent ce discours et cette structure digeste : des anecdotes, des blagues, des représentations visuelles. On va essayer de trouver une manière de représenter visuellement une information.

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Faire rire ou pleurer, émouvoir, changer de ton, bref ! Faire un peu l’artiste. Sans doute le conseil le plus complexe à mettre en œuvre pour la majorité des présentateurs, trop timides ou inhibés ou pas assez entraînés. Et ce n’est pas facile …

On va donner un rythme aussi. Si un moment de la présentation est un peu plus dur, on va peut-être ralentir, faire une pause de 10, 15, 20 secondes, en ne parlant pas. Les auditeurs vont se demander ce qui va se passer, et cela va permettre d’insister sur ce point.

Scénariser, c’est mettre une histoire sur un scénario un peu brut de décoffrage

Etape 4 : produire

Il s’agit de produire le support qui va nous aider à parler.

La meilleure solution est de le faire en deux étapes. Il ne faut surtout pas commencer à créer tout de suite ses slides.

La première chose est de faire une maquette, c’est-à-dire un PowerPoint sans aucun design, sans aucun texte travaillé, juste des mots-clés.

Cela permet de tester son discours avec sa maquette. La meilleure des choses est de faire son discours à l’oral, en utilisant sa maquette pour voir si elle nous aide à faire notre discours, ou si, au contraire, elle nous gène.

Autrement dit, représente-t-elle visuellement ce qu’on est en train de dire, ou dit-elle la même chose que nous ? Est-elle trop longue, ce qui nous oblige à parler trop longtemps, ou au contraire, nous permet-elle d’être assez libre et de pouvoir faire des digressions si nécessaire ? etc.

Tester sa maquette, la corriger, et lorsqu’on arrive à une maquette qui fonctionne bien, qui nous permet de bien parler, alors seulement on commence à la mettre en forme.

Quelques conseils supplémentaires

En fonction du contexte, ce que vous voulez montrer doit être visible, ou non

Lorsque vous devez citer une source, par exemple, ce qui est légal, vous ne voulez pas que ça gêne la visibilité, donc vous allez la mettre tout petit en bas, et pas en taille 30 minimum. Ce ne sera pas très visible, mais ce sera là parce que c’est une information peu importante.

Logo ou non ?

Concernant un conseil vu récemment indiquant de ne pas mettre de logo, pour que ça ne gêne pas visuellement le regard et les messages qu’on veut faire passer, Henri considère cela totalement absurde. Les sites web proposent plein d’informations, un logo, un menu header, un footer. Vous allez néanmoins lire les informations. A partir du moment où notre cerveau a compris qu’une information devait être à sa place et qu’elle y est, il la néglige.

Dans votre présentation, vous pouvez mettre votre logo. Mettez-le simplement à une place précise qui ne prenne pas trop de place et surtout, ne changez plus cette place. Sur la première slide, les gens comprendront que le logo est en haut à gauche, et sur les suivantes, ils ne le remarqueront même plus. Cela ne gênera pas le regard.

Se faire accompagner ?

Même les consultants ont aussi besoin de se faire accompagner puisque dans leurs entreprises, ils ont des centaines de slides faites qu’ils récupèrent, sur lesquelles ils changent des informations et qu’ils assemblent. Généralement, leurs présentations ne sont pas extrêmement bien structurées.

Si la présentation le nécessite, ça peut être un bon point de se faire accompagner, si l’investissement en vaut la chandelle.

Faire une bonne présentation, c’est toujours chronophage. Ce qui compte, c’est le retour sur investissement.

Imaginons une présentation très importante d’une trentaine de slides pour un lancement de produit d’une marque de luxe, ou un lancement d’un smartphone, où l’enjeu est énorme. C’est le job de tous les jours chez Prezman m’a confié Henri.

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Consultez les réalisations de Prezman et vous verrez que la mort par PowerPoint n’est pas une fatalité

La fabrication de la maquette va nécessiter deux à deux jours et demi de travail. Sur un très gros projet, on peut passer à 4 jours. C’est assez rare. Ensuite, il y aura la production, le design. Il faut compter 4 à 5 jours. Pour faire une excellente présentation de 30 slides, une semaine et demie devrait être suffisante.

Yann Gourvennec
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