{"id":6791,"date":"2012-08-29T08:30:44","date_gmt":"2012-08-29T08:30:44","guid":{"rendered":"https:\/\/visionary.wordpress.com\/?p=6791"},"modified":"2023-11-24T15:46:01","modified_gmt":"2023-11-24T14:46:01","slug":"15-astuces-pour-rester-matre-de-sa-bote-e-mail-12","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/visionarymarketing.com\/fr\/2012\/08\/29\/15-astuces-pour-rester-matre-de-sa-bote-e-mail-12\/","title":{"rendered":"15 astuces pour rester ma\u00eetre de sa bo\u00eete email et \u00eatre heureux au travail"},"content":{"rendered":"

Quelles sont les astuces qui peuvent vous permettre de survivre \u00e0 la surcharge de votre bo\u00eete Email ?\u00a0<\/em>1 an et demi apr\u00e8s l’annonce faite par Thierry Breton, le patron d\u2019ATOS, relative \u00e0 la suppression de la messagerie interne \u00e0 horizon 2014<\/a>, renforc\u00e9e il y a peu par leur rachat de blueKiwi \u00e0 3ds<\/a>, force est de constater que les progr\u00e8s dans l’utilisation de la messagerie \u00e9lectronique dans la vie professionnelle de tous les jours sont quasiment nuls ! Ceci n’est d’ailleurs pas une d\u00e9couverte. J’utilise l’e-mail interne depuis 1988, date \u00e0 laquelle je travaillais chez Unisys<\/a>, un des pr\u00e9curseurs de l’informatique connect\u00e9e. 24 ans apr\u00e8s, et de nombreux articles plus tard (voir ici une \u201cantiquit\u00e9\u201d de l\u2019an 2000<\/a>), je continue \u00e0 pester tous les jours contre l’utilisation inad\u00e9quate de cet outil pourtant utile s\u2019il est bien ma\u00eetris\u00e9. Voici donc traduit en Fran\u00e7ais un article paru il y a 2 ans en Angleterre, qui tente encore une fois d’\u00e9duquer l’utilisateur dans son usage quotidien de cet outil tristement populaire. Il para\u00eet qu\u2019une des vertus de l\u2019\u00e9ducation est de se r\u00e9p\u00e9ter \u2026 (soupirs !)\u00a0\u00a0<\/em><\/p>\n

15 astuces pour rester ma\u00eetre de sa bo\u00eete email<\/h2>\n
\"15
Le manager du 21\u00e8me si\u00e8cle, un hamster tournant dans une roue mue par l’Email ?<\/em><\/figcaption><\/figure>\n

L\u2019e-mail : l\u2019antith\u00e8se d\u2019un outil collaboratif<\/strong><\/p>\n

Le mail reste un des outils favoris des utilisateurs pour partager et collaborer<\/span> ce qui me laisse dubitatif dans la mesure o\u00f9 c’est justement l’antith\u00e8se d’un outil collaboratif (puisqu’il est asynchrone). Dans tous les cas, au-del\u00e0 d’un certain mauvais niveau d’utilisation, h\u00e9las souvent atteint, la messagerie \u00e9lectronique cesse d\u2019avoir un impact positif sur la productivit\u00e9. Ceci est particuli\u00e8rement vrai dans les grandes entreprises. \u00c0 une p\u00e9riode o\u00f9, paradoxalement, chacun parle de productivit\u00e9 et d’efficacit\u00e9 dans un monde o\u00f9 tout s’acc\u00e9l\u00e8re, force est de constater que de nombreuses pratiques m\u00e9ritent d’\u00eatre corrig\u00e9es afin de pr\u00e9server l’utilit\u00e9 et l’efficacit\u00e9 de cet outil.<\/p>\n

Voici donc mes 15 conseils pour rester ma\u00eetre de sa bo\u00eete e-mail avant que celle-ci ne prenne le pouvoir sur votre agenda :<\/strong><\/p>\n

    \n
  1. Renvoyez tous les messages o\u00f9 vous \u00eates en copie dans un r\u00e9pertoire tampon en utilisant une r\u00e8gle de redirection (je l’appelle affectivement mon \u00ab purgatoire \u00bb). La plupart du temps, je m’aper\u00e7ois qu’il n’y a pas de raison de perdre du temps ni de garder ces messages pour lesquels je suis juste en copie et non en action. J’estime \u00e0 grosses mailles que ceci m’\u00e9pargne la lecture de 100 \u00e0 200 messages par jour et me fait gagner plus d’une heure de travail tous les jours ;<\/li>\n
  2. Les messages qui ont plus de 6 mois ne sont pas non plus tr\u00e8s utiles. Je prends donc soin soit de les supprimer, soit de les archiver, mais ce dont je me suis rendu compte c’est qu’il est rare que je revienne un message qui a plus d’1 ou 2 mois. Dans le cas contraire, je transf\u00e8re syst\u00e9matiquement les messages importants, ou plus particuli\u00e8rement les documents m\u00e9ritant d’\u00eatre conserv\u00e9s, sur le r\u00e9f\u00e9rentiel de mon \u00e9quipe (nous utilisons SharePoint mais n’importe quel outil pourrait faire l’affaire) ;<\/li>\n
  3. Tous les messages que je re\u00e7ois sont tri\u00e9s dans les meilleurs d\u00e9lais en fonction de plusieurs cat\u00e9gories qui sont les suivantes :
    \n\u00b7 action requise : il faut faire quelque chose, de fa\u00e7on plus ou moins urgente
    \n\u00b7 information : \u00e0 lire rapidement et \u00e0 trier le plus vite possible ou \u00e0 supprimer
    \n\u00b7 commercial : soit pertinent soit c’est un spam (beaucoup sont des spams, les approches commerciales passent quasi exclusivement via LinkedIn aujourd’hui)
    \n\u00b7 sans int\u00e9r\u00eat : \u00e0 supprimer imm\u00e9diatement et sans discernement
    \n\u00b7 messages inappropri\u00e9s : les messages trop longs qui pourraient \u00eatre remplac\u00e9s par des conversations t\u00e9l\u00e9phoniques (un grand nombre de messages internes sont h\u00e9las dans cette cat\u00e9gorie)
    \n\u00b7 messages carr\u00e9ment insultants : les messages dans lesquels les gens s’\u00e9panchent ou d\u00e9versent leur fiel, de pr\u00e9f\u00e9rence en copiant le monde entier. Je supprime syst\u00e9matiquement ce genre de messages et tente d’approcher l’envoyeur le plus vite possible par communication directe (messagerie instantan\u00e9e au t\u00e9l\u00e9phone ou mieux encore, physique)
    \nen r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale je tente de ne jamais avoir plus de 8 \u00e0 10 mails dans ma bo\u00eete de r\u00e9ception \u00e0 un instant \u00ab t \u00bb<\/em><\/li>\n
  4. N’envoyez pas de mails la nuit. Les messages envoy\u00e9s apr\u00e8s minuit ne prouvent pas que ous \u00eates un professionnel d\u00e9di\u00e9 \u00e0 votre m\u00e9tier, mais montrent tout b\u00eatement que vous \u00eates mal organis\u00e9s. Dans certaines entreprises le syst\u00e8me ne vous laisserait m\u00eame pas envoyer le message dans la mesure o\u00f9 il le consid\u00e9rait inappropri\u00e9 car en dehors des heures de travail<\/li>\n
  5. Envoyez moins de messages et vous en recevrez moins. C’est aussi simple que \u00e7a (au d\u00e9but de ma signature, je rajoute toujours une mention [NO THANKS\/RESPONSE NEEDED] ce qui \u00e9vite la pollution \u00e9lectronique ;<\/li>\n
  6. N’envoyez pas de messages de plus de 2 paragraphes (sauf exception ou compte-rendus) : pour cela, lisez la charte d’utilisation des outils \u00e9lectroniques de Joe Robinson ;<\/li>\n
  7. Si vous utilisez Outlook, votre premi\u00e8re action au moment du param\u00e9trage de votre bo\u00eete e-mail est de supprimer l’option \u00ab envoyer imm\u00e9diatement un message une fois connect\u00e9 \u00bb (voir le didacticiel) ;<\/li>\n
  8. Ne laissez pas votre bo\u00eete e-mail ouverte toute la journ\u00e9e, et pr\u00e9f\u00e9rez \u00e0 cette m\u00e9thode l\u2019allocation d’une p\u00e9riode d\u00e9di\u00e9 \u00e0 cette activit\u00e9 ; lire son mail de fa\u00e7on continuelle est tr\u00e8s consommateur de temps et perturbant pour les t\u00e2ches en cours et vous fera perdre du temps et de l\u2019efficacit\u00e9 en m\u00eame temps qu\u2019il vous incitera \u00e0 envoyer trop de messages (et donc \u00e0 en recevoir trop aussi). Si vous \u00eates cadre et que vous pensez que votre m\u00e9tier est d’utiliser le mail \u00e0 100% 24 heures sur 24, changez de m\u00e9tier, vous \u00eates devenu un \u00ab ouvrier sp\u00e9cialis\u00e9 du mail \u00bb ;<\/li>\n
  9. Si vous recevez un message de plus de 2 paragraphes envoy\u00e9s par quelqu’un qu’il a fallu le conseil num\u00e9ro 6, consid\u00e9rez qu’un coup de t\u00e9l\u00e9phone ou un message instantan\u00e9 rapide pourra r\u00e9soudre la ou les questions bien plus efficacement qu’une longue r\u00e9ponse litt\u00e9raire par \u00e9crit ;<\/li>\n
  10. N’utilisez jamais la messagerie \u00e9lectronique pour stocker des fichiers. Pour cela, utilisez plut\u00f4t les wikis ou des espaces SharePoint, Google Docs<\/a>, skydrive<\/span>, dropbox<\/a> ou n’importe quel outil de ce genre. J’ai rencontr\u00e9 une fois un exemple o\u00f9 un petit malin dans une entreprise utilisait la messagerie \u00e9lectronique pour stocker les factures des clients ; le jour de son d\u00e9part en retraite, la base de donn\u00e9es des factures clients a disparu avec lui !<\/li>\n
  11. Tr\u00e8s important<\/strong> : ne jamais utiliser la messagerie \u00e9lectronique pour organiser un rendez-vous (sauf \u00e0 utiliser une invitation de calendrier). Pr\u00e9f\u00e9rez doodle (http:\/\/doodle.com<\/a>) qui vous permettra de proposer les diff\u00e9rentes dates \u00e0 vos interlocuteurs, qui verront ainsi directement leurs disponibilit\u00e9s et celles des autres. D\u00e8s que je re\u00e7ois une proposition de rendez-vous par e-mail, soit j’attends que les organisateurs s’\u00e9puisent en messages crois\u00e9s apr\u00e8s avoir supprim\u00e9 toute communication parasite, soit, si cela est important, j’appelle l\u2019organisateur directement par t\u00e9l\u00e9phone. Le temps gagn\u00e9 est inestimable. J’ai vu des exemples o\u00f9 je pouvais organiser un rendez-vous au niveau PDG en moins d’une journ\u00e9e, alors que d’autres de mes camarades qui utilisaient la messagerie \u00e9lectronique mettaient plusieurs mois avant d’en organiser 1 au niveau n-3 ou 4 (et m\u00eame \u00e9chouaient souvent \u2026) ;<\/li>\n
  12. R\u00e9diger des contrats \u00e0 plusieurs, ou r\u00e9aliser des t\u00e2ches complexes qui impliquent plusieurs participants n\u2019est absolument pas compatible avec la messagerie \u00e9lectronique. Au contraire, utiliser la Web conf\u00e9rence (je recommande WebEx<\/a>) qui depuis 10 ans s’est impos\u00e9e comme l’outil id\u00e9al pour ce genre de t\u00e2ches ;<\/li>\n
  13. Envoyer des fichiers attach\u00e9s est, sauf exception, une mauvaise pratique. Utiliser de pr\u00e9f\u00e9rence soit votre r\u00e9f\u00e9rentiel interne, soit des outils de partage de fichiers comme skydrive ou dropbox. Pour les tr\u00e8s gros fichiers, vous pouvez \u00e9galement utiliser des outils comme yousendit.com<\/a>.<\/li>\n
  14. Evitez les questions ouvertes et complexes par mail et par \u00e9crit. Utiliser d’abord la messagerie instantan\u00e9e ou le t\u00e9l\u00e9phone. Le mail sert essentiellement \u00e0 confirmer par \u00e9crit un accord ou le r\u00e9sultat d\u2019une n\u00e9gociation et on ne n\u00e9gocie pas par \u00e9crit ;<\/li>\n
  15. Gardez tous les mails personnels dans une bo\u00eete s\u00e9par\u00e9e (de pr\u00e9f\u00e9rence en ligne sur Yahoo<\/a> ou Gmail<\/a> (ce n’est pas seulement une question d’efficacit\u00e9, mais aussi de protection de votre vie priv\u00e9e). \u00c9vitez d’ailleurs d’utiliser votre messagerie professionnelle pour tout message personnel.<\/li>\n<\/ol>\n

    https:\/\/visionarymarketing.com\/wp-content\/uploads\/2012\/08\/email-usage-v1-091001054540-phpapp02.pdf<\/p>\n

    Privil\u00e9giez partage et communication directe<\/strong><\/p>\n

    Rappelez-vous sans faille l’utilisation des outils collaboratifs (anciennement appel\u00e9 Web 2.0) et des technologies synchrones (t\u00e9l\u00e9phone, messagerie instantan\u00e9e, SMS etc.) \u00e0 chaque fois que vous recherchez la transparence et l\u2019interaction, ou que vous avez besoin d’une r\u00e9ponse \u00e0 une question complexe. <\/strong><\/p>\n

    Enfin, et surtout, n’envoyez jamais de mail \u00e0 une personne que vous pourriez voir directement au bout du couloir ou \u00e0 c\u00f4t\u00e9 de de votre bureau, la communication directe et personnelle est tellement plus agr\u00e9able et efficace ! <\/strong><\/p>\n

    La messagerie \u00e9lectronique peut \u00eatre un outil utile, mais mal utilis\u00e9e, son impact sur la productivit\u00e9 peut-\u00eatre d\u00e9vastateur.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Quelles sont les astuces qui peuvent vous permettre de survivre \u00e0 la surcharge de votre bo\u00eete Email ?\u00a01 an et demi apr\u00e8s l’annonce faite par Thierry Breton, le patron d\u2019ATOS, relative \u00e0 la suppression de la messagerie interne \u00e0 horizon 2014, renforc\u00e9e il y a peu par leur rachat de blueKiwi \u00e0 3ds, force est …<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":58598,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[10],"tags":[],"class_list":["post-6791","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-collaboration-et-teletravail"],"yoast_head":"\n15 astuces pour rester ma\u00eetre de sa bo\u00eete email et \u00eatre heureux au travail<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Quelles sont les astuces qui peuvent vous permettre de survivre \u00e0 la surcharge de votre bo\u00eete Email ?\u00a01 an etemi 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