{"id":26435,"date":"2017-11-29T08:30:32","date_gmt":"2017-11-29T07:30:32","guid":{"rendered":"http:\/\/visionarymarketing.fr\/blog\/?p=26435"},"modified":"2022-01-04T10:32:35","modified_gmt":"2022-01-04T09:32:35","slug":"productivite-reunion-openrainbow","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/visionarymarketing.com\/fr\/2017\/11\/29\/productivite-reunion-openrainbow\/","title":{"rendered":"Pr\u00e8s de 50% des r\u00e9unions consid\u00e9r\u00e9es comme non productives"},"content":{"rendered":"
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Ah les r\u00e9unions de travail dont nous avons \u00e0 peu pr\u00e8s tous l’impression qu’elles sont non productives ! La r\u00e9alit\u00e9 d\u00e9passerait m\u00eame la fiction. En moyenne, un cadre fran\u00e7ais passe chaque ann\u00e9e entre 3 \u00e0 4 semaines en r\u00e9union<\/a><\/strong>. Ce temps pass\u00e9 en r\u00e9union est consid\u00e9r\u00e9 comme inutile, synonyme de perte de temps. En effet, ces r\u00e9unions nombreuses sont loin d’\u00eatre productives : 48% des r\u00e9unions sont consid\u00e9r\u00e9es comme non-productives<\/strong><\/span>.<\/p>\n

Pr\u00e8s de 50% des r\u00e9unions consid\u00e9r\u00e9es comme non productives<\/h2>\n
\"r\u00e9unions
r\u00e9unions non productives : que de temps perdu \u00e0 se dire des choses qu’on sait d\u00e9j\u00e0 ou qu’on devrait savoir. Il y a pourtant des moyens de rem\u00e9dier \u00e0 ce probl\u00e8me.<\/figcaption><\/figure>\n

Face \u00e0 ce ressenti, nous avons con\u00e7u ce billet :\u00a0\u00ab\u00a0<\/span>La conf\u00e9rence t\u00e9l\u00e9phonique contre-attaque\u00a0<\/a>\u00bb o\u00f9 nous vous livrons 3 conseils pour r\u00e9aliser une r\u00e9union productive. En effet, selon lui, ce n’est pas la r\u00e9union qu’il faut remettre en cause, mais simplement la mani\u00e8re dont elle est men\u00e9e. Venez d\u00e9couvrir les 3 conditions pour une r\u00e9union r\u00e9ussie dans cet article<\/a>.<\/span><\/p>\n<\/div>\n

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\"r\u00e9union\"<\/p>\n

Conf\u00e9rence t\u00e9l\u00e9phonique : 3 \u00e9tapes cl\u00e9 pour passer de l\u2019enfer au paradis des communications<\/h3>\n

La conf\u00e9rence t\u00e9l\u00e9phonique fait sans aucun doute partie des outils les plus critiqu\u00e9s. C\u2019est que derri\u00e8re elle se cache un serpent de mer du management\u00a0: la r\u00e9union et son corolaire pathologique\u00a0: la r\u00e9unionite. Mais est-ce \u00e0 juste titre\u00a0? En effet, que n\u2019a-t-on en effet entendu au sujet des r\u00e9unions et des r\u00e9unions t\u00e9l\u00e9phoniques en particulier\u00a0? Elles seraient responsables de pertes de temps, de probl\u00e8mes techniques, de report de prises de d\u00e9cision, voire m\u00eame de\u00a0narcolepsie \u00e0 en croire l\u2019Ifop<\/a>. Bref, on l\u2019affuble de tous les maux, ce qui \u00e9vite de mettre l\u2019accent sur le v\u00e9ritable responsable\u00a0:\u00a0l\u2019utilisateur qui doit apprendre \u00e0 ma\u00eetriser cet outil de management pour bien en tirer tous les b\u00e9n\u00e9fices<\/strong>. Et il en va de la conf\u00e9rence t\u00e9l\u00e9phonique comme des autres outils du digital (voir \u00e0 ce sujet mon article sur l\u2019usage digital des PME et mon analyse des causes de l\u2019usage et du non usage des outils<\/a>).<\/p>\n

Peut-on donc accuser un pont t\u00e9l\u00e9phonique d\u2019\u00eatre responsable du d\u00e9lai mises sur les prises de d\u00e9cision\u00a0? La question est rh\u00e9torique, j\u2019en conviens, mais je ne manque pas d\u2019arguments. Voyons ici les reproches attribu\u00e9s \u00e0 la conf\u00e9rence t\u00e9l\u00e9phonique, analysons les causes profondes du mal-\u00eatre, et posons-nous la bonne question\u00a0:\u00a0que faire pour que le ROI de la conf\u00e9rence t\u00e9l\u00e9phonique soit positif\u00a0<\/strong>? Et ce faisant, passons de l\u2019enfer au paradis, d\u2019un simple battement d\u2019aile d\u2019ange.<\/p>\n<\/div>\n

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Le cadre fran\u00e7ais \u2013 mais il n\u2019est pas seul \u2013 passe sa vie en r\u00e9union<\/h3>\n<\/div>\n
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Un cadre fran\u00e7ais\u00a0passe en moyenne l\u2019\u00e9quivalent de\u00a03 \u00e0 4 semaines par an en r\u00e9union<\/strong><\/a>. Voil\u00e0 le coupable, la r\u00e9union. Un poncif des d\u00e9bats de management. La r\u00e9union serait inutile, elle ferait perdre du temps, voire m\u00eame permettrait de faire croire qu\u2019on travaille en faisant autre chose.\u00a0Ou encore, de rattraper le sommeil de la nuit pr\u00e9c\u00e9dente<\/a>. Il est certain que, du c\u00f4t\u00e9 de l\u2019enfer, abuser des r\u00e9unions est une bien mauvaise id\u00e9e.<\/p>\n<\/div>\n

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Dans ce domaine d\u2019ailleurs, on aurait tort de croire que c\u2019est de ce c\u00f4t\u00e9-ci de l\u2019Atlantique, et m\u00eame de la Manche, que l\u2019on passerait le plus de temps en r\u00e9unions. J\u2019ai ainsi des souvenirs assez douloureux de nombreuses sessions s\u2019\u00e9tirant sur des semaines enti\u00e8res, pour sp\u00e9cifier des syst\u00e8mes d\u2019information, certes tr\u00e8s chers, mais quand-m\u00eame\u2026 Rester une semaine enferm\u00e9s dans une salle sans fen\u00eatre, je n\u2019ai jamais vu cela en France. Inutile de vous faire un dessin sur le r\u00e9sultat de telles r\u00e9unions\u00a0: \u00e0 trop parler, on finit par ne plus rien dire.<\/p>\n<\/div>\n

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Changez de point de vue\u00a0: ce n\u2019est pas la r\u00e9union qui est nocive, mais la fa\u00e7on dont vous la menez.<\/h4>\n<\/div>\n
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Mais repassons plut\u00f4t au Paradis, car la r\u00e9union en elle-m\u00eame n\u2019est pas un probl\u00e8me. Au contraire. Bien calibr\u00e9e et born\u00e9e, avec un bon ordre du jour, des minutes rigoureuses et des points d\u2019action (si j\u2019essaie de traduire \u00ab\u00a0action items\u00a0\u00bb) clairs et pr\u00e9cis, la r\u00e9union est non seulement utile, elle est indispensable.<\/p>\n<\/div>\n

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La r\u00e9union t\u00e9l\u00e9phonique l\u2019est encore bien davantage<\/strong>, car elle permet des choses compl\u00e8tement impossibles autrement\u00a0: allez donc r\u00e9unir des gens sur plusieurs fuseaux horaires au m\u00eame moment, sans d\u00e9penser un sou pour des billets d\u2019avion\u00a0?<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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En fait, je vais vous faire une confession qui, j\u2019esp\u00e8re, ne vous para\u00eetra pas surann\u00e9e :\u00a0je suis un grand fan des conf\u00e9rences t\u00e9l\u00e9phoniques<\/strong>. Je ne cherche d\u2019ailleurs pas \u00e0 opposer cet outil \u00e0 Internet \u2013 cela n\u2019a aucun sens, les conf\u00e9rences pilot\u00e9es sont, depuis 15 ans au moins, un subtil m\u00e9lange d\u2019interfaces Web, de pilotage en ligne et de t\u00e9l\u00e9phonie \u2013 mais au contraire \u00e0 en souligner la compl\u00e9mentarit\u00e9.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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Si je suis litt\u00e9ralement amoureux de la Web conf\u00e9rence et des webinaires, dont j\u2019ai \u00e9t\u00e9 un des utilisateurs pionniers il y a plus de 15 ans, je n\u2019ai jamais abandonn\u00e9 la conf\u00e9rence t\u00e9l\u00e9phonique qu\u2019au contraire, j\u2019utilise quasi quotidiennement.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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D\u2019ailleurs,\u00a0en lisant cette \u00e9tude publi\u00e9e par l\u2019analyste SMB Group lors d\u2019un webinaire en f\u00e9vrier 2017<\/a>, je me suis rendu compte que\u00a0les petites entreprises am\u00e9ricaines non plus n\u2019ont pas l\u2019intention d\u2019arr\u00eater l\u2019audio conf\u00e9rence, et le d\u00e9veloppement des nouveaux modes de conf\u00e9rence ne se fera pas \u00e0 son d\u00e9triment<\/strong>.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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C\u2019est comment la t\u00e9l\u00e9conf\u00e9rence dans la vraie vie\u00a0? la vid\u00e9o satirique de\u00a0Tripp & Tyler souligne bien, avec malice et intelligence, les travers des conf\u00e9rences t\u00e9l\u00e9phoniques \u2013 et en positif, on y lira aussi les bonnes pratiques<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
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Conf\u00e9rence t\u00e9l\u00e9phonique\u00a0: 3 \u00e9tapes cl\u00e9 pour passer de l\u2019enfer au paradis des communications<\/h4>\n

Partant de ce constat, je voudrais vous donner quelques conseils simples. Si vous les suivez, alors vous ne direz plus jamais\u00a0: \u00ab les r\u00e9unions (et encore moins les r\u00e9unions t\u00e9l\u00e9phoniques), \u00e7a ne sert \u00e0 rien ! \u00bb<\/p>\n

Etape 1\u00a0: avant la r\u00e9union\u00a0: une pr\u00e9paration de fer<\/h4>\n

Paradoxalement,\u00a0pour gagner du temps, il faut se pr\u00e9parer \u00e0 l\u2019avance<\/strong>\u00a0et donc accepter de perdre du temps. Plus vous perdez de temps au d\u00e9part, plus vous en gagnez \u00e0 l\u2019arriv\u00e9e.<\/p>\n

Il faut donc arriver avec des documents pr\u00e9par\u00e9s qui vont permettre aux diff\u00e9rents interlocuteurs d\u2019avancer en m\u00eame temps, et au m\u00eame niveau de discussion. Et \u00e9viter \u00e0 tout prix ce que j\u2019ai v\u00e9cu, dans mon exemple de la r\u00e9union qui durait une semaine, de discuter \u00e0 b\u00e2tons rompus sur divers sujets. Cela n\u2019est pas recommand\u00e9 pour une r\u00e9union physique. Dans le domaine virtuel de la conf\u00e9rence audio, c\u2019est pire encore,\u00a0il devient absolument obligatoire d\u2019instaurer une forte discipline<\/strong>.<\/p>\n

Avant d’avoir commenc\u00e9 la r\u00e9union, il faut ainsi savoir que celle-ci ne devrait pas exc\u00e9der une certaine dur\u00e9e<\/strong> (id\u00e9alement, une demi-heure ou trois quarts d’heure, jamais au-del\u00e0 d\u2019une heure). Cela \u00e9vitera \u00e0 vos interlocuteurs de s’impatienter (et de faire autre chose).<\/p>\n

Ensuite, il faut pr\u00e9parer un ordre du jour<\/strong>. Savoir exactement ce dont vous allez discuter. Cela a l\u2019air \u00e9vident et pourtant… Il<\/strong> faudra aussi communiquer sur l\u2019objectif \u00e0 atteindre<\/strong>. Comme dans n’importe quelle activit\u00e9 du monde du business, la multiplication des objectifs rend leur atteinte plus d\u00e9licate. Je conseille de se limiter \u00e0 un (de pr\u00e9f\u00e9rence) ou deux objectifs<\/strong> par r\u00e9union.<\/p>\n

Ensuite, il va falloir s’assurer que tous les participants ont bien les bonnes informations<\/strong>. D’abord, que les interlocuteurs sont tous \u00e9quip\u00e9s des bons num\u00e9ros de t\u00e9l\u00e9phone \u00e0 appeler dans leurs diff\u00e9rents pays (au cas o\u00f9 cette conf\u00e9rence serait internationale). Ensuite les documents \u00e0 lire pour pr\u00e9parer.<\/p>\n

Mais il faudra \u00e9galement pr\u00e9voir un outil de Web conf\u00e9rence compl\u00e9mentaire<\/strong> afin de permettre le partage d’\u00e9cran. Ceci aura un double int\u00e9r\u00eat : d’une part vous pourrez partager en direct<\/strong> les supports ou les minutes de la r\u00e9union et faire en sorte que tout le monde soit d’accord avant la fin de celle-ci sur les conclusions qu’il faut en tirer<\/strong>. Cela permettra \u00e9galement de travailler \u00e0 plusieurs sur le m\u00eame document, <\/strong>ce qui peut s’av\u00e9rer tr\u00e8s int\u00e9ressant en termes d’efficacit\u00e9. Il m’est arriv\u00e9 par exemple de cr\u00e9er un document juridique avec plusieurs juristes<\/strong>, sur des contrats complexes, et de r\u00e9ussir \u00e0 conclure gr\u00e2ce \u00e0 l’outil de la Web conf\u00e9rence en moins d’une heure. Malgr\u00e9 la complexit\u00e9 de l\u2019exercice. Je n\u2019ai pas peur de le dire\u00a0: ce travail aurait \u00e9t\u00e9 plus difficile \u00e0 r\u00e9aliser en physique<\/strong>.<\/p>\n

[Une note en passant\u00a0: pourquoi dans ce cas ne pas recommander la Web conf\u00e9rence tout simplement ? Mon exp\u00e9rience m’a prouv\u00e9 que la conf\u00e9rence audio permettait de r\u00e9soudre un probl\u00e8me non n\u00e9gligeable\u00a0: les probl\u00e8mes de connexion sur l’audio en Voix sur IP depuis un r\u00e9seau professionnel. Cela peut para\u00eetre bizarre, mais dans le monde de l’entreprise, les barri\u00e8res s\u00e9curitaires, et d\u2019utilisation, sont nombreuses. Pour r\u00e9ussir votre r\u00e9union audio, il ne faut pas prendre de risques et utiliser l\u2019outil le plus simple pour tous. C’est aussi pour cela que je j’aime bien la t\u00e9l\u00e9conf\u00e9rence t\u00e9l\u00e9phonique, c’est un outil simple qui permet de se r\u00e9unir \u00e0 moindre co\u00fbt et de fa\u00e7on tr\u00e8s efficace. Cerise sur le g\u00e2teau : avec la conf\u00e9rence audio pilot\u00e9e, on peut faire soi-m\u00eame la police et d\u00e9cider de faire taire tel ou tel micro, mais \u00e9galement d\u2019enregistrer une conversation, ce qui peut se r\u00e9v\u00e9ler tr\u00e8s int\u00e9ressant dans certains cas, notamment pour pallier une prise de notes difficiles].<\/em><\/p>\n

Etape 2\u00a0: pendant la r\u00e9union, l\u2019ordre absolu doit r\u00e9gner<\/h4>\n

Dit comme cela, ce n\u2019est pas tr\u00e8s d\u00e9mocratique, mais ce point est tr\u00e8s important. Une r\u00e9union t\u00e9l\u00e9phonique est un espace de travail<\/strong>. Et donc en tant que tel, c’est \u00e9galement un espace de discipline<\/strong>. Certains comportements<\/strong> sont donc pour moi exclus et d\u2019embl\u00e9e interdits<\/strong> dans le cadre d’une r\u00e9union comme par exemple\u00a0: lire son mail pendant que les autres travaillent, r\u00e9aliser une t\u00e2che pendant qu’une autre est en cours, se d\u00e9placer voire quitter la r\u00e9union de fa\u00e7on inopin\u00e9e<\/strong>.<\/p>\n

\"r\u00e9unions
C\u2019est comment la t\u00e9l\u00e9conf\u00e9rence dans la vraie vie\u00a0? la vid\u00e9o satirique de Tripp & Tyler<\/a> souligne bien, avec malice et intelligence, les travers des conf\u00e9rences t\u00e9l\u00e9phoniques \u2013 et en positif, on y lira aussi les bonnes pratiques<\/figcaption><\/figure>\n

C’est pour cela qu’il faut bien pr\u00e9parer \u00e0 l’avance et faire comprendre \u00e0 vos interlocuteurs que l\u2019objectif que vous avez fix\u00e9 d\u00e8s le d\u00e9part est int\u00e9gr\u00e9 \u00e0 votre agenda et qu\u2019il sera bel et bien respect\u00e9 \u00e0 la lettre<\/strong>. Ainsi, l’interlocuteur qui est v\u00e9ritablement partie prenante dans la r\u00e9union n’aura aucun int\u00e9r\u00eat \u00e0 la quitter, car cela lui ferait courir le risque de quitter \u00e9galement la n\u00e9gociation.<\/p>\n

Ceci \u00e9tant, ne vous faites pas d\u2019illusion, la discipline sera maintenue naturellement par le rythme que vous imposez<\/strong> et non par un quelconque arsenal r\u00e9pressif.<\/p>\n

Il faut faire \u00e9galement la police avec les utilisateurs qui utilisent des t\u00e9l\u00e9phones mobiles<\/strong>. C’est pour cela que la conf\u00e9rence pilot\u00e9e est particuli\u00e8rement int\u00e9ressante. Directement depuis le Web vous cliquez sur le nom de l’interlocuteur requis et vous \u00e9teignez son micro (en Franglais on parle de fonction \u00ab\u00a0mute\u00a0\u00bb) ce qui fait que, m\u00eame si celui-ci vous appelle depuis un endroit tr\u00e8s bruyant, vous ne serez pas distraits par les bruits de fond.<\/p>\n

Vous ferez ainsi en sorte que cette personne demande la parole et que vous lui accordiez \u00e0 l’occasion. Cette discipline encore une fois est tr\u00e8s importante. Il est insupportable d’avoir des personnes qui viennent polluer votre r\u00e9union avec des bruits d’a\u00e9roports par exemple (ne riez pas, j\u2019ai r\u00e9guli\u00e8rement v\u00e9cu cela sur des conf\u00e9rences t\u00e9l\u00e9phoniques internationales).<\/p>\n

D’ailleurs, dans la pr\u00e9paration, \u00e0 vous de faire en sorte de bien pr\u00e9venir chaque personne de s’ins\u00e9rer dans un milieu particuli\u00e8rement prot\u00e9g\u00e9 du bruit, afin d’\u00eatre 100 % d\u00e9di\u00e9s \u00e0 la r\u00e9union en cours (dans le cas contraire, excluez-les de la r\u00e9union, ils comprendront le message pour la prochaine fois).<\/p>\n

Etape 3\u00a0: Apr\u00e8s la r\u00e9union, c\u2019est ici que vous allez remplir votre objectif<\/h4>\n

La r\u00e9union en elle-m\u00eame n’est rien sans sa conclusion<\/strong>. Au fil des ann\u00e9es, je suis devenu un v\u00e9ritable ayatollah des compte-rendus de r\u00e9union. Pour moi, une r\u00e9union qui n’a pas de compte rendu de r\u00e9union ni d’action pr\u00e9cise n’aurait jamais d\u00fb exister<\/strong>.<\/p>\n

Dans le cadre d\u2019une r\u00e9union virtuelle, c\u2019est encore plus important. Il ne tient donc qu’\u00e0 vous de faire en sorte que chaque r\u00e9union ait son compte rendu avec les actions en regard. A quoi doit ressembler votre compte rendu de r\u00e9union ? Je vous avoue que sa forme n’a pas v\u00e9ritablement beaucoup d’importance<\/strong>.<\/p>\n

L’essentiel est que des notes soient prises et que tout soit consign\u00e9 de mani\u00e8re pr\u00e9cise et rapide (je suis le sp\u00e9cialiste pour envoyer le compte-rendu dans la minute car je les tape en direct sur ma tablette). L\u2019efficacit\u00e9 de cette m\u00e9thode est redoutable. En g\u00e9n\u00e9ral, je prends des notes au fil de l’eau et d\u00e8s qu’une action est requise je la surligne (\u00e9lectroniquement bien s\u00fbr), en rajoutant le nom de la personne et la date buttoir.<\/p>\n

Selon la criticit\u00e9 du projet ou son importance, une feuille de suivi sera fournie, de fa\u00e7on \u00e0 donner une vue plus synth\u00e9tique des actions en cours, des responsabilit\u00e9s et des dates.<\/p>\n

Car telle est l’obsession du chef de projet s\u00e9rieux : un livrable, une personne, une date<\/strong>. J’ai connu et pratiqu\u00e9 des m\u00e9thodes bien plus complexes (le fameux RACI), notamment dans les SSII, mais si vous vous en tenez uniquement \u00e0 ces trois \u00e9tapes et mes recommandations simples, vous ne direz plus jamais que vos conf\u00e9rences t\u00e9l\u00e9phoniques se sont d\u00e9roul\u00e9es en enfer ! <\/strong><\/p>\n

Ce billet a \u00e9t\u00e9 originellement publi\u00e9 pour le compte d’Alcatel sur son blog Openrainbow, aujourd’hui disparu.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Ah les r\u00e9unions de travail dont nous avons \u00e0 peu pr\u00e8s tous l’impression qu’elles sont non productives ! La r\u00e9alit\u00e9 d\u00e9passerait m\u00eame la fiction. En moyenne, un cadre fran\u00e7ais passe chaque ann\u00e9e entre 3 \u00e0 4 semaines en r\u00e9union. Ce temps pass\u00e9 en r\u00e9union est consid\u00e9r\u00e9 comme inutile, synonyme de perte de temps. En effet, …<\/p>\n","protected":false},"author":45,"featured_media":64347,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1613],"tags":[],"class_list":["post-26435","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-marketing-digital-marketing"],"yoast_head":"\nPr\u00e8s de 50% des r\u00e9unions consid\u00e9r\u00e9es comme non productives<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Ah les r\u00e9unions de travail dont nous avons tous l'impression qu'elles sont non productives ! 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