{"id":21733,"date":"2016-10-11T09:00:06","date_gmt":"2016-10-11T07:00:06","guid":{"rendered":"http:\/\/visionarymarketing.fr\/blog?p=21733&preview_id=21733"},"modified":"2020-03-11T12:18:56","modified_gmt":"2020-03-11T11:18:56","slug":"les-outils-collaboratifs-la-gestion-de-projet","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/visionarymarketing.com\/fr\/2016\/10\/11\/les-outils-collaboratifs-la-gestion-de-projet\/","title":{"rendered":"Les outils collaboratifs pour la gestion de projet"},"content":{"rendered":"

Un vent collaboratif semble souffler sur les entreprises\u2026 De nombreux outils apparaissent sur le march\u00e9 et bouleversent les usages. Ainsi, selon l\u2019enqu\u00eate de l\u2019Observatoire de l\u2019Intranet<\/span>, 61% des entreprises ont utilis\u00e9 ce type de solutions en 2015. \u00a0Et cela ne semble pas pr\u00eat de s\u2019arr\u00eater\u2026 C’est pourquoi Emilie Houdou<\/span>, Responsable Marketing Digital chez Openhost<\/a> se pose quelques questions.\u00a0<\/em>Pourquoi utiliser ces outils\u00a0? En quoi vont-ils aider les entreprises dans la gestion de projet au quotidien\u00a0?\u00a0Favorisent-ils la productivit\u00e9\u00a0? Focus sur les grandes tendances d\u2019usage et les solutions qui portent ce ph\u00e9nom\u00e8ne.<\/em><\/p>\n

\"gestion<\/p>\n

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Solution collaborative VS mail, m\u00eame combat\u00a0?<\/strong><\/h1>\n

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Plus de r\u00e9activit\u00e9 et d\u2019instantan\u00e9it\u00e9 avec les outils de collaboration<\/h2>\n

Selon une \u00e9tude<\/span> men\u00e9e par GETIC, 18% des entreprises qui ont adopt\u00e9 des solutions collaboratives estiment avoir am\u00e9lior\u00e9 la productivit\u00e9 et la r\u00e9activit\u00e9<\/strong> au sein de leurs entit\u00e9s.<\/p>\n

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Comment\u00a0? <\/strong><\/h2>\n

Au-del\u00e0 du dynamisme v\u00e9hicul\u00e9, ces outils s\u2019av\u00e8rent \u00eatre au c\u0153ur des \u00e9changes internes et externes de l\u2019entreprise. Le mail reste un impond\u00e9rable de la communication, mais il ne permet pas la collaboration imm\u00e9diate et l\u2019interactivit\u00e9 que permettent des outils de Communications Unifi\u00e9es, per\u00e7us comme moins chronophage.<\/p>\n

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A titre d\u2019exemple, des logiciels comme Skype Entreprise<\/strong>, offrent un r\u00e9el int\u00e9r\u00eat au niveau de sa capacit\u00e9 d\u2019outil-tout-en-un\u00a0:<\/p>\n

    \n
  • Des \u00e9changes internes depuis la messagerie instantan\u00e9e permettent d\u2019avancer rapidement sur des aspects de gestion de projet, \u00e9vitant ainsi le canal mail, moins imm\u00e9diat. Cette fonctionnalit\u00e9 est \u00e9galement exploit\u00e9e pour les \u00e9changes avec les clients pour un suivi de projet<\/strong> en direct.<\/strong><\/li>\n
  • La visioconf\u00e9rence et l\u2019audio conf\u00e9rence (\u00ab\u00a0call conf\u00e9rences\u00a0\u00bb) sont \u00e9galement des outils efficaces et \u00e9conomiques\u00a0: le chef de projet organise un point de lancement (kick-off meeting) avec les diff\u00e9rentes parties prenantes sans avoir besoin d\u2019organiser de point physique. De la m\u00eame mani\u00e8re, pour des entreprises disposant de bureaux g\u00e9ographiquement \u00e9loign\u00e9s, les call conf\u00e9rences sont d\u2019usage quotidien. Idem au d\u00e9partement commercial, o\u00f9 les r\u00e9unions \u00e0 distance permettent d\u2019\u00e9conomises sur un certain nombre de postes budg\u00e9taires li\u00e9s aux d\u00e9placements. Sur ces probl\u00e9matiques, diff\u00e9rents outils couvrent le march\u00e9\u00a0comme Cisco Webex, Joinme ou Skype Entreprise<\/strong>.<\/li>\n
  • En outre, le fait d\u2019avoir une exp\u00e9rience de collaboration totale en pouvant faire du partage de documents Office \u00e0 un destinataire ou \u00e0 un groupe de travail renforce grandement l\u2019efficacit\u00e9 des r\u00e9unions.<\/li>\n<\/ul>\n
    \"gestion
    Credits to Microsoft<\/em><\/figcaption><\/figure>\n

    L\u2019autre int\u00e9r\u00eat de l\u2019outil Skype est son interconnexion totale avec les outils de la suite Office<\/strong>\u00a0: \u00e0 la fois la messagerie Exchange (poser des rendez-vous directement dans votre agenda depuis Skype), Outlook via une synchronisation des carnets d\u2019adresses (tous les contacts de messagerie sont enregistr\u00e9s sur Skype), mais \u00e9galement la connexion avec les outils bureautiques Office utilis\u00e9e par la majeure partie des entreprises. Le fait de b\u00e9n\u00e9ficier d\u2019un outil interconnect\u00e9 au reste de ses logiciels de travail (notamment Excel pour des r\u00e9tro planning) reste un \u00e9l\u00e9ment de productivit\u00e9 et de gain de temps non n\u00e9gligeable.<\/p>\n

    Dans ce contexte, le mail reste un outil permettant de valider officiellement des d\u00e9cisions importantes d\u2019avancement de projet. Quand l\u2019outil de Communications Unifi\u00e9es, permettra, quant \u00e0 lui, de faire avancer au jour le jour le projet et fluidifier le process au travers d\u2019une interaction imm\u00e9diate, sans besoin de passer par la r\u00e9union physique.<\/p>\n

    A l\u2019heure o\u00f9 le t\u00e9l\u00e9travail et les entreprises multi-sites fleurissent, ces outils prennent tout leur int\u00e9r\u00eat et permettent de combler la probl\u00e9matique de la distance g\u00e9ographique en fluidifiant ainsi les \u00e9changes.<\/p>\n

     <\/p>\n

    Plus qu\u2019une simple ToDoList, la recherche d\u2019un outil de centralisation et la planification\u00a0! <\/strong><\/h2>\n

    \u00a0<\/em><\/strong><\/p>\n

    L\u2019email est-il vraiment adapt\u00e9 \u00e0 la gestion de projet\u00a0?<\/em><\/strong><\/p>\n

    Les projets \u00e0 plusieurs parties prenantes exigent une mutualisation et une centralisation des documents. Un fichier Excel partag\u00e9 sur Google Drive ne r\u00e9pond pas forc\u00e9ment \u00e0 toutes les attentes. Ni m\u00eame les r\u00e9unions \u00e0 post-it\u2026 L\u2019email n\u2019est pas \u00e9pargn\u00e9 non plus, car il est per\u00e7u comme chronophage et inapte \u00e0 r\u00e9pondre aux besoins de ce type mission<\/strong>\u2026Notamment \u00e0 cause du volume de mails envoy\u00e9s par les diff\u00e9rents services d\u2019une entreprise qui viennent parasiter l\u2019avancement du projet.<\/p>\n

     <\/p>\n

    Un besoin de souplesse, d\u2019ergonomie et d\u2019interactivit\u00e9<\/em><\/strong><\/p>\n

    L\u2019outil dont les starts-up raffolent d\u2019ailleurs en ce moment est Slack. Sa souplesse et son ergonomie en ont fait la star de la gestion de projet, en atteste d\u2019ailleurs une croissance vertigineuse depuis 2014. Les \u00e9quipes sont en recherche d\u2019agilit\u00e9 et Slack r\u00e9pond \u00e0 cette attente. Au-del\u00e0 de son design tr\u00e8s appr\u00e9ci\u00e9, l\u2019outil propose un chat, des canaux de diffusion, des communaut\u00e9s, un moteur de recherche et des fonctionnalit\u00e9s de partage de documents. Mais ce n\u2019est pas tout car il propose \u00e9galement des interconnexions avec des outils comme Twitter, Trello, Zendesk, Mailchimp, Skype\u2026 Et ses propres \u00ab\u00a0chatbots\u00a0\u00bb, de vrais compagnons qui vous suivent dans votre exp\u00e9rience Slack. Bref, une exp\u00e9rience utilisateur unique qui fait son\u00a0 effet\u00a0!<\/p>\n

    Slack n\u2019est pas le seul sur le march\u00e9. D\u2019autres outils fonctionnent \u00e9galement tr\u00e8s bien, comme notamment Trello. Ils permettent d\u2019\u00e9viter les mails, de fluidifier le process, de d\u00e9battre et d\u2019int\u00e9grer toutes les parties prenantes. Sans oublier la notion d\u2019organisation. Qui fait quoi, quand, quand, comment\u00a0?<\/p>\n

    De nombreuses situations de travail\u00a0s\u2019y pr\u00eatent : comme par exemple, le projet de cr\u00e9ation de site internet.<\/p>\n

      \n
    • D\u2019un c\u00f4t\u00e9, le donneur d\u2019ordre a besoin de visibilit\u00e9 sur l\u2019avancement du projet, mais doit \u00e9galement remonter les bugs en phase de test. Il veut pouvoir s\u2019y connecter quand il peut, depuis son ordinateur ou SmartPhone.<\/li>\n
    • De l\u2019autre, le chef de projet ergonome (ou \u00ab\u00a0UX designer\u00a0\u00bb) qui va piloter le projet, annoter, ajouter des \u00e9tapes \u00e0 cocher, importer des listes de t\u00e2ches, faire des mentions \u00e0 une personne (@…) ou encore cr\u00e9er des workflows.<\/li>\n
    • Et enfin, l\u2019\u00e9quipe de d\u00e9veloppement qui recevra ses diff\u00e9rentes t\u00e2ches \u00e0 r\u00e9aliser et mettra \u00e0 jour le document au fur et \u00e0 mesure de son avancement.<\/li>\n<\/ul>\n

      \"gestionL\u2019avantage de ces outils est leur approche plus visuelle<\/strong>, permettant de comprendre rapidement sa t\u00e2che, tout en gardant une vision d\u2019ensemble de l\u2019avancement du projet.<\/p>\n

       <\/p>\n

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      Un gain de temps et des \u00e9conomies \u00e0 la clef<\/strong><\/h2>\n

      L\u2019adoption de ces solutions permet \u00e9galement de g\u00e9n\u00e9rer des \u00e9conomies. Comment\u00a0? \u00a0En centralisant et en documentant les process. \u00a0Saviez-vous, par exemple, que rechercher un document serait 10 fois plus co\u00fbteux que de le produire\u00a0? <\/strong>Et oui, la perte de temps pass\u00e9e \u00e0 chercher les documents repr\u00e9sente un r\u00e9el manque \u00e0 gagner pour une entreprise.<\/p>\n

      Le fait de cr\u00e9er des espaces collaboratifs pour y h\u00e9berger les documents importants de l\u2019entreprise est donc essentiel. Ils permettent de capitaliser et rassembler les donn\u00e9es \u00e0 un seul et m\u00eame endroit, afin que tous les salari\u00e9s puissent y avoir facilement acc\u00e8s. La cr\u00e9ation de ce genre de base de donn\u00e9es facilite la notion de mobilit\u00e9, puisque les donn\u00e9es sont disponibles hors du bureau, favorisant ainsi le t\u00e9l\u00e9travail.<\/p>\n

      Nouvelle donne dans l\u2019\u00e9cosyst\u00e8me, le t\u00e9l\u00e9travail\u00a0apporte aux employ\u00e9s plus de flexibilit\u00e9. A ce sujet, 60.20% des dirigeants ont d\u00e9cid\u00e9 de mettre en place des solutions pour favoriser le t\u00e9l\u00e9travail pour une partie, ou la totalit\u00e9 de leur entreprise. Via une plateforme documentaire, le t\u00e9l\u00e9travail est donc facilit\u00e9 car les salari\u00e9s peuvent ainsi piloter leurs projets en cours\u00a0!<\/p>\n

      De nombreuses opportunit\u00e9s sont donc offertes via ces nouveaux outils. Les start-up l\u2019ont bien compris et les ont rapidement adopt\u00e9. A raison, car ils offrent une nouvelle fa\u00e7on de travailler, avec plus de souplesse et de collaboration que le mail. \u00a0Ainsi, dans un univers \u00e9conomique complexe, o\u00f9 l\u2019organisation et l\u2019innovation sont essentielles, les outils collaboratifs repr\u00e9sentent un atout non n\u00e9gligeable pour les entreprises. C\u2019est en optimisant leur productivit\u00e9, leur autonomie et leur agilit\u00e9 qu\u2019elles pourront aborder leur march\u00e9 efficacement et se garantir un avenir plus engageant.<\/p>\n

       <\/p>\n

      L\u2019autonomie et la mutualisation des connaissances<\/strong><\/h2>\n

      L\u2019autonomie est au c\u0153ur des probl\u00e9matiques en entreprise. Car, pour gagner en productivit\u00e9, il faut que les salari\u00e9s sachent o\u00f9 trouver les informations et comment les utiliser. C\u2019est pourquoi il est primordial que tous les documents importants de l\u2019entreprise soient sur une plateforme de partage des donn\u00e9es. En effet, 68% des grandes entreprises estiment avoir gagn\u00e9 du temps gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019automatisation des t\u00e2ches.<\/p>\n

      Le stockage de donn\u00e9es est la fonction principale de SharePoint, une application de Microsoft ou encore Jive, un des leaders sur ce segment. Elle permet de capitaliser et rassembler les donn\u00e9es \u00e0 un seul et m\u00eame endroit afin que tous les salari\u00e9s puissent y avoir acc\u00e8s. La cr\u00e9ation de ce genre de base de donn\u00e9es facilite la notion de mobilit\u00e9. Gr\u00e2ce \u00e0 cela, les entreprises peuvent mettre en place du t\u00e9l\u00e9travail\u00a0: les employ\u00e9s auront plus de flexibilit\u00e9. 60.20% des dirigeants ont d\u00e9cid\u00e9 de mettre en place des solutions pour favoriser le t\u00e9l\u00e9travail pour une partie ou la totalit\u00e9 de leur entreprise. Ce gain en mati\u00e8re de flexibilit\u00e9 et en autonomie permet aux salari\u00e9s de mieux pouvoir g\u00e9rer leurs projets en cours gr\u00e2ce \u00e0 un acc\u00e8s \u00e0 toutes les ressources n\u00e9cessaires.<\/p>\n

      Dans un univers \u00e9conomique complexe, o\u00f9 la r\u00e9activit\u00e9 et l\u2019anticipation sont des atouts majeurs, l\u2019utilisation des outils collaboratifs s\u2019av\u00e8re \u00eatre une opportunit\u00e9 pour les entreprises souhaitant se d\u00e9velopper. C\u2019est en optimisant leur productivit\u00e9, leur autonomie, ainsi que leur cr\u00e9ativit\u00e9 qu\u2019elles pourront aborder leur march\u00e9 plus sereinement et ainsi se garantir un avenir plus enthousiaste.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

      Un vent collaboratif semble souffler sur les entreprises\u2026 De nombreux outils apparaissent sur le march\u00e9 et bouleversent les usages. Ainsi, selon l\u2019enqu\u00eate de l\u2019Observatoire de l\u2019Intranet, 61% des entreprises ont utilis\u00e9 ce type de solutions en 2015. \u00a0Et cela ne semble pas pr\u00eat de s\u2019arr\u00eater\u2026 C’est pourquoi Emilie Houdou, Responsable Marketing Digital chez Openhost se …<\/p>\n","protected":false},"author":49,"featured_media":34066,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1613],"tags":[],"class_list":["post-21733","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-marketing-digital-marketing"],"yoast_head":"\nUtiliser les outils collaboratifs pour la gestion de projet<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Aujourd'hui, dans la gestion de projet, les outils collaboratifs prennent de plus en plus une place importante.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, 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