{"id":21435,"date":"2016-06-30T09:00:10","date_gmt":"2016-06-30T07:00:10","guid":{"rendered":"http:\/\/visionarymarketing.fr\/blog?p=21435&#038;preview_id=21435"},"modified":"2025-05-12T09:34:06","modified_gmt":"2025-05-12T07:34:06","slug":"usage-du-mail","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/visionarymarketing.com\/fr\/2016\/06\/30\/usage-du-mail\/","title":{"rendered":"Usage du mail et bien-\u00eatre au travail : 15 conseils pratiques"},"content":{"rendered":"<p><em>La semaine derni\u00e8re fut tr\u00e8s riche pour nous\u00a0car je me suis rendu \u00e0 Toulouse voir\u00a0mon <span class=\"removed_link\" title=\"https:\/\/www.thalesgroup.com\/en\/worldwide\/space\/space\">client ThalesAlenia Space, la branche spatiale de Thales<\/span>, filiale en joint venture avec les Italiens de <a href=\"https:\/\/fr.wikipedia.org\/wiki\/Leonardo-Finmeccanica\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Finmeccanica<\/a> (devenus Leonardo entretemps).<\/em><\/p>\n<h2>Usage du mail et bien-\u00eatre au travail : 15 conseils pratiques<\/h2>\n<figure id=\"attachment_21454\" aria-describedby=\"caption-attachment-21454\" style=\"width: 901px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><a href=\"usage \"><img decoding=\"async\" class=\"wp-image-21454 size-full\" src=\"https:\/\/visionarymarketing.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/30-36-2016_07.36.28-CapturFiles.png\" alt=\"usage du mail\" width=\"901\" height=\"489\" srcset=\"https:\/\/visionarymarketing.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/30-36-2016_07.36.28-CapturFiles.png 901w, https:\/\/visionarymarketing.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/30-36-2016_07.36.28-CapturFiles-500x271.png 500w, https:\/\/visionarymarketing.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/30-36-2016_07.36.28-CapturFiles-768x417.png 768w\" sizes=\"(max-width: 901px) 100vw, 901px\" \/><\/a><figcaption id=\"caption-attachment-21454\" class=\"wp-caption-text\">Usage du mail et bien-\u00eatre au travail : 15 conseils pratiques<\/figcaption><\/figure>\n<h3>Avec les chiffres d&rsquo;un sondage sur l&rsquo;usage du mail<\/h3>\n<p><strong>Thales organisait en effet une journ\u00e9e du bien-\u00eatre au travail<\/strong> et\u00a0ils ont eu la gentillesse de m\u2019inviter. Ce fut une\u00a0journ\u00e9e tr\u00e8s riche, non seulement du fait du tr\u00e8s chaleureux accueil dont j\u2019ai fait\u00a0l\u2019objet, mais par la\u00a0profondeur des \u00e9changes et surtout, du fait de l\u2019existence <strong>des r\u00e9sultats d\u2019une \u00e9tude que nous avons men\u00e9e nous-m\u00eames, avec le concours de l\u2019entreprise, sur 130\u00a0cadres utilisateurs du mail. <\/strong><!--more--><\/p>\n<p>Les r\u00e9sultats sont tr\u00e8s int\u00e9ressants. Rarement ai-je eu la possibilit\u00e9 de\u00a0toucher de v\u00e9ritables chiffres sur ce domaine, car nous avons toujours tendance \u00e0 nous en remettre \u00e0 des \u00e9tudes am\u00e9ricaines, l\u00e9g\u00e8rement d\u00e9cal\u00e9es par rapport aux usages de ce c\u00f4t\u00e9 de\u00a0l\u2019Atlantique.<\/p>\n<p>Cette fois-ci j\u2019ai pu baser ma conf\u00e9rence sur de\u00a0v\u00e9ritables chiffres, \u00e9manant de retours r\u00e9els des cadres de Thales. Il serait sans doute int\u00e9ressant de reproduire cette exp\u00e9rience sur d\u2019autres clients. Si vous\u00a0\u00e9tiez int\u00e9ress\u00e9, n\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 me contacter. Je mets \u00e9galement la pr\u00e9sentation de ces <a href=\"http:\/\/slideshare.net\/ygourven\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">chiffres en t\u00e9l\u00e9chargement via Slideshare sur l\u2019\u00e9chantillon final,<\/a> sup\u00e9rieur \u00e0 130 r\u00e9pondants.<\/p>\n<p>La conf\u00e9rence a commenc\u00e9 par quelques pr\u00e9sentations. Le temps de me retourner et de me rendre compte que <strong>j\u2019utilise le mail depuis : 28 ans !<\/strong> Malgr\u00e9 cet exploit, et le fait que j\u2019\u00e9crive et pr\u00e9sente sur ce sujet depuis pr\u00e8s de 20 ans, j\u2019ai trouv\u00e9 mon ma\u00eetre en la personne d\u2019un\u00a0directeur de l\u2019innovation d\u2019une grande banque de mes amis, qui m\u2019a montr\u00e9 son iPhone. J\u2019en ai r\u00e9cup\u00e9r\u00e9 ult\u00e9rieurement une copie d\u2019\u00e9cran\u00a0que voici :<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" title=\"Slide04.jpg\" src=\"https:\/\/visionarymarketing.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/Slide04.jpg\" alt=\"Usage du mail\" width=\"599\" height=\"337\" border=\"0\" \/><\/p>\n<p><strong>Oui, vous avez bien lu, 31 158 e-mails non lus.<\/strong> En fait, il a cess\u00e9 de les lire\u2026 sauf s\u2019ils \u00e9manent du patron, car dans ce cas il a une alerte. On peut d\u00e9sapprouver, mais dans tous les cas, ce cas extr\u00eame est bien l\u00e0 pour nous rappeler <strong>qu\u2019il y a quelque chose de cass\u00e9 dans la communication de bureau<\/strong>.<\/p>\n<p>Intuitivement, tout le monde le sait. En fait, on en aura la preuve ensuite, la moiti\u00e9 seulement de tout le monde. <strong>Deux visions en effet s\u2019affrontent<\/strong> : celle d\u2019une population accro \u00e0 l\u2019e-mail, qui ne peut s\u2019en passer et en fait son outil favori, voire unique (j\u2019ai m\u00eame vu des gens me dire \u00ab\u00a0mon travail c\u2019est d\u2019envoyer des mails\u00a0\u00bb sic !), et celle d\u2019une population qui &#8211; sans nier les qualit\u00e9s de l\u2019outil &#8211; sent au moins intuitivement que quelque chose est cass\u00e9 dans ce mode de communication, que \u00e7a ne fonctionne pas, et que le poids port\u00e9 par les cadres est sans cesse plus lourd.<\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/www.bbc.co.uk\/news\/technology-32622224\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Au Royaume-Uni, ou du moins ce qu\u2019il en reste par la gr\u00e2ce de Dieu et de Saint-Georges, on parle m\u00eame d\u2019\u00e9pid\u00e9mie de mails au travail et on accuse le mail de tous les maux, et notamment celui d\u2019\u00eatre responsable de la faible productivit\u00e9 au travail britannique<\/a>).<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" title=\"Slide11.jpg\" src=\"https:\/\/visionarymarketing.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/Slide11.jpg\" alt=\"Slide11\" width=\"599\" height=\"337\" border=\"0\" \/><\/p>\n<p>Dans tous les cas, la <a href=\"https:\/\/www.youtube.com\/watch?v=HTgYHHKs0Zw\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">fameuse vid\u00e9o e-mail in Real Life de Tripp &amp; Tyler<\/a> est l\u00e0 pour nous le rappeler, <strong>les usages du mail sont \u00e0 revoir<\/strong> (d\u2019o\u00f9 mes tuyaux ci-dessous).<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" title=\"Slide21.jpg\" src=\"https:\/\/visionarymarketing.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/Slide21.jpg\" alt=\"Slide21\" width=\"599\" height=\"337\" border=\"0\" \/><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><iframe src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/HTgYHHKs0Zw\" width=\"560\" height=\"315\" frameborder=\"0\"><\/iframe><\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><span style=\"color: #003366;\"><em>Si vous viviez les mails que vous envoyez (ou recevez) dans la vraie vie, vous vous rendriez compte de l\u2019absurdit\u00e9 de certaines situations. Excellente vid\u00e9o de Tripp &amp; Tyler qui circule r\u00e9guli\u00e8rement sur le Net et notamment sur LinkedIn o\u00f9 les internautes ont sans cesse l\u2019impression de d\u00e9couvrir quelque chose de nouveau, m\u00eame quand c\u2019est ancien.<\/em><\/span><\/p>\n<p>Certaines entreprises ont fait des tentatives de \u00ab\u00a0<a href=\"https:\/\/visionarymarketing.com\/fr\/2014\/04\/infobesite-et-zero-email-atos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">z\u00e9ro e-mail<\/a>\u00ab\u00a0.<strong> Thales \u00e9galement, je l\u2019ai appris lors de cette conf\u00e9rence.<\/strong> <a href=\"http:\/\/www.lefigaro.fr\/vie-bureau\/2015\/02\/24\/09008-20150224ARTFIG00005-des-journees-sans-e-mails-dans-les-entreprises-pour-desintoxiquer-les-salaries.php\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Certains ont m\u00eame bien utilis\u00e9, PriceMinister par exemple<\/a>, ce gimmick pour faire de la communication en m\u00eame temps qu\u2019ils am\u00e9lioraient \u00e0 la marge la communication interne.<\/p>\n<p>Mais personne n\u2019est all\u00e9 aussi loin qu\u2019<a href=\"https:\/\/visionarymarketing.com\/fr\/2014\/04\/infobesite-et-zero-email-atos\/\">Atos dans ce domaine<\/a>, m\u00eame si la r\u00e9duction du volume de mail de 60%, d\u00e9j\u00e0 impressionnante, n\u2019a pas men\u00e9 \u00e0 un r\u00e9el \u00ab\u00a0z\u00e9ro e-mail\u00a0\u00bb. Si ! Quelqu\u2019un a vraiment os\u00e9. C&rsquo;est Luis Suarez, l\u2019ancien responsable collaboration d\u2019IBM, qui a r\u00e9ussi \u00e0 ne recevoir que 2 mails en 1 an. Je l\u2019ai d\u2019ailleurs <a href=\"https:\/\/visionarymarketing.com\/fr\/2014\/03\/email-2\/\">interview\u00e9<\/a> (par mail, \u00f4 ironie) sur ce blog.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" title=\"Slide25.jpg\" src=\"https:\/\/visionarymarketing.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/Slide25.jpg\" alt=\"Slide25\" width=\"599\" height=\"337\" border=\"0\" \/><\/p>\n<p>Le z\u00e9ro e-mail n\u2019a pas beaucoup la faveur des sondages quand on interroge les employ\u00e9s (et c\u2019est la deuxi\u00e8me fois que je le fais en 2 ans). Et cela s\u2019explique par une dichotomie nette entre aficionados du mail et d\u00e9tracteurs. Mais en fait apr\u00e8s question, la questions est moins de savoir si on veut supprimer le \u00a0mail, mais plut\u00f4t de savoir comment on l\u2019utilise.<\/p>\n<p>Et surtout comment am\u00e9liorer son efficacit\u00e9 en l&rsquo;utilisant mieux. Comme tous les outils n\u2019est ni bon ni mauvais, il est seulement bien ou mal utilis\u00e9. Car il est ind\u00e9niable que le mail permet de faire des choses qui n\u2019\u00e9taient pas possibles avant son \u00a0Invention. Au d\u00e9but de ma carri\u00e8re, j\u2019\u00e9tais m\u00eame \u00e0 l\u2019origine de l\u2019extension de son utilisation aux \u00a0principales directions d\u2019Unisys. Patients un temps infini expliquait aux VP \u00a0qu\u2019il ne fallait plus qu\u2019ils demandent \u00e0 leur secr\u00e9taire d\u2019imprimer leurs mails, mais c\u2019est qu\u2019il fallait qu\u2019ils y r\u00e9pondent eux-m\u00eames.<\/p>\n<p>R\u00e9trospectivement, nous n&rsquo;imaginions pas les cons\u00e9quences que cela pouvait avoir sur la productivit\u00e9 au travail. L&rsquo;\u00e9quation semblait tr\u00e8s simple : tout le monde s&rsquo;occupe de son propre courrier et les choses vont plus vite, sous-traiter \u00e0 une assistante est une perte de temps. La r\u00e9alit\u00e9 du terrain, \u00a0un quart de si\u00e8cle plus tard, n&rsquo;est pas tout \u00e0 fait celle que nous avions r\u00eav\u00e9e. Car notre esprit, s&rsquo;il fallait r\u00e9pondre aux mails soi-m\u00eame, cela ne voulait pas dire qu&rsquo;il fallait en faire n&rsquo;importe quoi.<\/p>\n<p>Pour cela, nous avons demand\u00e9 \u00e0 130 cadres de ThalesAlenia Space de r\u00e9pondre \u00e0 notre questionnaire. La question \u00ab combien de mails recevez-vous chaque jour \u00bb nous avons eu des r\u00e9ponses qui ont d\u00e9montr\u00e9 que les r\u00e9pondants \u00e9taient plus de 50 % re\u00e7oit plus de 40 par jour.<\/p>\n<p>Ce r\u00e9sultat est d&rsquo;ailleurs assez bas, et s&rsquo;explique du fait que Thal\u00e8s, \u00e9tant une soci\u00e9t\u00e9 soumise au secret d\u00e9fense pour certaines activit\u00e9s, la s\u00e9curit\u00e9 y est particuli\u00e8rement importante, et le filtrage sup\u00e9rieur \u00e0 la moyenne.<\/p>\n<p>On peut donc consid\u00e9rer ce sondage comme faisant partie des \u00ab bons \u00e9l\u00e8ves \u00bb avec des r\u00e9sultats se situant dans la moyenne basse. M\u00eame comme cela, nos hypoth\u00e8ses nous am\u00e8nent \u00e0 consid\u00e9rer que le temps d\u00e9di\u00e9 aux mails, rien que sur la base des e-mails re\u00e7us se situent aux alentours de 20 % du temps de travail.<\/p>\n<p>Pour cela nous avons repris les hypoth\u00e8ses de temps de traitement moyen (deux minutes, une hypoth\u00e8se tr\u00e8s r\u00e9aliste et m\u00eame peut-\u00eatre largement en dessous de la r\u00e9alit\u00e9) qui est donn\u00e9 par les auteurs du c\u00e9l\u00e8bre livre \u00ab The Hamster revolution \u00bb \u00a0dont le titre m&rsquo;a inspir\u00e9 celui de ma pr\u00e9sentation.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" title=\"Slide30.jpg\" src=\"https:\/\/visionarymarketing.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/Slide30.jpg\" alt=\"Slide30\" width=\"599\" height=\"337\" border=\"0\" \/><\/p>\n<p>Revenons donc \u00e0 nos moutons, \u00e0 d\u00e9faut de supprimer le mail, ce dernier ni possible ni m\u00eame souhaitable souhaitable, apprenons au moins \u00e0 utiliser correctement. Pour cela j&rsquo;ai distill\u00e9 mes conseils visant \u00e0 optimiser votre utilisation du mail et j&rsquo;en ai recens\u00e9 15.<\/p>\n<p>Comme dans le livre du \u00ab hamster \u00bb que j&rsquo;ai cit\u00e9 ci-dessus, une des premi\u00e8res recommandations et celle de savoir utiliser correctement les diff\u00e9rents dossiers d\u2019Outlook et de savoir trier rapidement et efficacement ses e-mails en fonction de leur nature, leur objet ou de diverses r\u00e8gles que vous ne manquerez pas d&rsquo;ajouter \u00e0 votre serveur. Une des r\u00e8gles favorites et celles qui concernent les mails ou je suis en copie.<\/p>\n<p>Ce que j&rsquo;appelle le tuyau \u00e0 100 000 $ qui vous permet de gagner au minimum une \u00e0 deux heures par jour. Surtout si vous \u00eates dans une grande compagnie. Une des choses dont je me suis aper\u00e7u en cr\u00e9ant mon entreprise il y a trois ans, c&rsquo;est que, alors que je croyais beno\u00eetement que je recevrais plus beaucoup de mails, assez rapidement le volume s&rsquo;est recr\u00e9\u00e9 au fur et \u00e0 mesure de l&rsquo;accroissement de mon activit\u00e9. Il a fallu donc assez rapidement remettre en place les tactiques de lecture et de tri de mail que j&rsquo;avais mis en place quand j&rsquo;\u00e9tais en poste dans une grande entreprise.<\/p>\n<p>Et tr\u00e8s vite j&rsquo;ai d\u00fb remettre cette fameuse r\u00e8gle de la copie ou je place tous les courriers \u00e9lectroniques dont je ne suis pas destinataire dans un dossier \u00e0 part. Ainsi, je gagne un temps pr\u00e9cieux \u00e0 \u00e9viter de lire imm\u00e9diatement des messages qui, puisque je ne suis qu\u2019en copie, ne sont pas destin\u00e9s.<\/p>\n<p>Bien d&rsquo;autres tuyaux suivent, je les livre ici en vrac, leur principal int\u00e9r\u00eat r\u00e9side dans les nombreuses annexes notes que je cite et qui permet d&rsquo;illustrer l&rsquo;utilisation du mail au travail que je vous souhaite le meilleur dans l&rsquo;int\u00e9r\u00eat de la qualit\u00e9 de l&rsquo;efficacit\u00e9 de votre travail, mais aussi, et surtout de la qualit\u00e9 de vie que vous pourrez ainsi am\u00e9liorer en suivant ses conseils.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-21432 size-full\" src=\"https:\/\/visionarymarketing.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/Slide31.jpg\" alt=\"\" width=\"599\" height=\"337\" srcset=\"https:\/\/visionarymarketing.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/Slide31.jpg 599w, https:\/\/visionarymarketing.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/Slide31-500x281.jpg 500w\" sizes=\"(max-width: 599px) 100vw, 599px\" \/><\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" title=\"Slide32.jpg\" src=\"https:\/\/visionarymarketing.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/Slide32.jpg\" alt=\"Slide32\" width=\"599\" height=\"337\" border=\"0\" \/><\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter\" style=\"display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;\" title=\"Slide33.jpg\" src=\"https:\/\/visionarymarketing.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/Slide33.jpg\" alt=\"Slide33\" width=\"599\" height=\"337\" border=\"0\" \/><\/p>\n<p>Et voici la pr\u00e9sentation dans son ensemble sur Slideshare.<\/p>\n\n\t\t<div class=\"wppdfemb-frame-container-1\" style=\"-webkit-overflow-scrolling:auto;\">\n\t\t\t<iframe class=\"pdfembed-iframe nonfullscreen wppdf-emb-iframe-1\"\n\t\t\t\tsrc=\"https:\/\/visionarymarketing.com\/fr\/?pdfemb-data=eyJ1cmwiOiJodHRwczpcL1wvdmlzaW9uYXJ5bWFya2V0aW5nLmNvbVwvd3AtY29udGVudFwvdXBsb2Fkc1wvMjAxNlwvMDZcL3RoYWxlcy1hbGVuaWFzcGFjZS1oYW1zdGVyLXYzLTE2MDYyMDE5MTY0NC5wZGYiLCJpbmRleCI6MSwicGRmSUQiOjU4NjA1fQ\"\n\t\t\t\t\t\t\t\tdata-pdf-id=\"58605\"\n\t\t\t\tdata-pdf-index=\"1\"\n\t\t\t\tstyle=\"border:none;width:100%;max-width:100%;height:100vh;\"\n\t\t\t\tscrolling=\"yes\">\n\t\t\t<\/iframe>\n\t\t<\/div>\n\n\t\t\n<p style=\"text-align: left;\">Et les r\u00e9sultats complets du sondage avec quelques r\u00e9ponses suppl\u00e9mentaires arriv\u00e9es apr\u00e8s la pr\u00e9sentation.<\/p>\n\n\t\t<div class=\"wppdfemb-frame-container-2\" style=\"-webkit-overflow-scrolling:auto;\">\n\t\t\t<iframe class=\"pdfembed-iframe nonfullscreen wppdf-emb-iframe-2\"\n\t\t\t\tsrc=\"https:\/\/visionarymarketing.com\/fr\/?pdfemb-data=eyJ1cmwiOiJodHRwczpcL1wvdmlzaW9uYXJ5bWFya2V0aW5nLmNvbVwvd3AtY29udGVudFwvdXBsb2Fkc1wvMjAxNlwvMDZcL3NvbmRhZ2UtdmlzaW9uYXJ5bWFya2V0aW5ndGhhbGVzYWxlbmlhc3BhY2UtMTYwNjMwMDU0MjU1LnBkZiIsImluZGV4IjoyLCJwZGZJRCI6NTg2MDd9\"\n\t\t\t\t\t\t\t\tdata-pdf-id=\"58607\"\n\t\t\t\tdata-pdf-index=\"2\"\n\t\t\t\tstyle=\"border:none;width:100%;max-width:100%;height:100vh;\"\n\t\t\t\tscrolling=\"yes\">\n\t\t\t<\/iframe>\n\t\t<\/div>\n\n\t\t\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La semaine derni\u00e8re fut tr\u00e8s riche pour nous\u00a0car je me suis rendu \u00e0 Toulouse voir\u00a0mon client ThalesAlenia Space, la branche spatiale de Thales, filiale en joint venture avec les Italiens de Finmeccanica (devenus Leonardo entretemps). 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