Une présentation pour mettre fin au harcèlement par Email

L’un de mes sujets favoris est la mauvaise utilisation du courrier électronique et le harcèlement par Email sur le lieu de travail. Je n’ai rien contre cet outil en soi, je l’utilise depuis longtemps, mais j’en veux ouvertement à ceux qui utilisent et abusent de cet outil pour rendre la vie des autres impossible. Et Dieu sait, malheureusement, qu’ils sont nombreux. Voici une présentation qui pourrait vous être utile pour mettre fin à certaines mauvaises pratiques.

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Une présentation pour mettre fin au harcèlement par Email

Une présentation pour mettre fin au harcèlement par Email
Une présentation pour mettre fin au harcèlement par Email

J’ai repris ici un article publié sur la version anglaise de Visionary Marketing il y a bien longtemps, et qui reste encore — je le déplore — d’actualité.

Plus largement, cette présentation, qui souvent circule sous la bannière d’un conte indien — c’est plus romantique — est un rappel de bon sens qui s’applique à tous ceux qui aiment faire souffrir les autres, quel que soit l’outil et le véhicule de cette souffrance.

En ces temps troublés où les cadres sont pour la plupart réfugiés chez eux, il nous faut penser encore plus aux autres, montrer empathie et entraide. Or, la tendance est forte, quand on est isolé, de se cacher derrière son écran et de bombarder le monde de messages.

Ayant pratiqué le management décentralisé à l’international pendant des années, j’ai remarqué ainsi que beaucoup de ces travailleurs isolés — et notamment aux USA où les distances sont importantes et l’isolement très grand — ont tendance à compenser l’absence de contact par une diarrhée d’emails, ne serait-ce que pour montrer qu’on est là.

Sans que je puisse le démontrer scientifiquement, il est facile d’imaginer que les mauvaises pratiques d’utilisation du courrier électronique sont probablement responsables de la majorité du stress sur le lieu de travail.

Il y a quelques années, la BBC n’avait pas hésité à titrer sur « l’épidémie de mail au travail« . Les conséquences de ces mauvaises pratiques sont désastreuses. Non seulement pour les employés qui en font les frais, mais aussi pour la productivité des entreprises.

Extrait de ce billet qui, rassurons-nous, démontre que le problème est encore pire au Royaume Uni que chez nous ; à moins que ce décalage soit dû à l’écart de maturité d’usage des technologies entre la France et son voisin d’Outre-Manche.

La productivité en berne

« Sir Cary est professeur de psychologie organisationnelle et de santé à l’université de Lancaster et a précédemment conseillé le Bureau gouvernemental pour la science sur la santé mentale sur le lieu de travail.

[..] Le professeur a souligné que l’utilisation du courrier électronique n’était pas le seul facteur en cause [pour la faible productivité du travail], mais il a laissé entendre que le développement au Royaume-Uni d’une « culture machiste », dans le cadre de laquelle les employés veulent être perçus comme étant disponibles par courrier électronique à toute heure, était source de stress et de dépression, et rendait à son tour les travailleurs moins efficaces. »

Parmi les mauvais usages du mail, on compte en effet ces messages envoyés à n’importe quelle heure.

Si, en tant que manager, vous désirez envoyer un email à un collaborateur après les heures de travail normales, je vous conseille d’insérer dans le titre la mention [pas urgent, à traiter demain] qui vous permettra d’envoyer le message sans mettre la pression sur vos collaborateurs (après tout, la réponse peut bien attendre le lendemain et dans le cas contraire, si c’est une urgence, un coup de fil est plus approprié).

Les réunions en face à face montrent leur supériorité sur l’Email selon le Pr Cary, mais en ces moments où les réunions en face à face n’ont pas bonne presse, il est temps de trouver des solutions pour les remplacer, tout en en gardant le côté humain de ces rencontres.

Et parmi celles-ci on comptera aussi les réunions synchrones par téléphone ou Internet avec les outils de Webconférence et de partage de documents.

Mais la mauvaise utilisation des outils électroniques ne s’arrête pas avec l’Email.

Le courrier électronique n’est pas le vrai responsable

Ce n’est pas l’Email qui est le problème, ce sont les employés qui l’utilisent mal. Pourtant, quand quelqu’un se montre agressif avec vous et que vous êtes face à face, vous pouvez au moins réagir et vous défendre (ou esquiver la violence, ce qui est une excellente tactique de défense).

Quand quelqu’un copie le monde entier et vous montre du doigt, vous n’avez plus beaucoup d’alternatives.

C’est pourquoi je fais largement circuler cette présentation intitulée « la barrière et les clous », et j’ai constaté à de nombreuses reprises qu’elle était un bon outil pour éduquer les managers sur la façon d’utiliser — et de ne pas utiliser — le courrier électronique sur le lieu de travail.

Après tout, la vie est trop courte pour se laisser pourrir la vie par de mauvais coucheurs. Utilisateurs du courrier électronique, unissez-vous !

J’en profite en conclusion pour vous renvoyer à mes guides de bonne pratique sur l’Email. J’ai également mené chez Thales AleniaSpace une étude en direct sur l’usage du mail dont je livre les chiffres et les conclusions ici.

Cliquer pour accéder à presentation-tantra-indien-clous-barriere.pdf

 

Yann Gourvennec
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