Les 3 enjeux de la mise en place d’une Digital Workplace

Retour d’expérience sur la mise en œuvre de la Digital Workplace

La matinale IT for business du 26 février 2020 dédiée à la Digital Workplace a été riche d’enseignements sur la manière de déployer les solutions de collaboration dans les entreprises avec des témoignages des nombreux invités. Des schémas de déploiement de ces types de projets ont été décrits lors de ces présentations, qui permettent de répondre, au moins partiellement, à l’interrogation que j’avais soulevée suite au dernier rapport Lecko de janvier 2020. Commençons ici avec le témoignage d’André Wei, CTO de Chantelle, qui a évoqué les enjeux de la Digital Workplace de demain avec beaucoup de pertinence. Un retour d’expérience qui trouvera des échos dans les confidences des autres témoins, qui feront l’objet de reportages ultérieurs dans le cadre de cette série sur l’environnement de travail du futur réalisée avec Selceon.

Les points de douleurs de la Digital Workplace sont nombreux

Encore aujourd’hui, les exemples sont nombreux des difficultés rencontrées par les utilisateurs de partage des infos, d’accès aux SI, de connexion aux conférences vidéo … « il y a beaucoup de points de douleur autour de la Digital Workplace » a déclaré André Wei, CTO de Chantelle dans son introduction de la matinale IT for business dédiée au sujet le 26/02/2020 à Paris. Il a été rejoint en ce sens par beaucoup d’autres témoins, notamment ceux des MOA de Total et EDF.

Au fait, Digital Workplace, ça veut dire quoi ?

Digital Workplace est d’ailleurs un vocable qui recouvre beaucoup de significations, son utilisation généralisée, comme annoncé par les consultants de Lecko en janvier dernier, n’est pas sans soulever des questionnements.

« On parlait de poste de travail auparavant, maintenant on parle de Digital Workplace » a ajouté André Wei, voilà qui est plus clair. Mais au-delà du changement de terme, c’est à de nouveaux usages que nous sommes confrontés, ou plutôt, ce qui est nouveau est leur généralisation.

La Digital Workplace, synthèse de l’évolution des modes de travail

C’est qu’on parle de nouveaux usages, de nouveaux moyens de travail pour les collaborateurs et d’une véritable expérience employés plus que de logiciels.

En conséquence, j’ai remarqué que le vocable recouvrait parfois les sujets d’infrastructure, d’autres fois des sujets de travail collaboratif, d’autres fois encore, des aspects humains et organisationnels. Bref, des sujets connexes et tous interreliés, et une Digital Workplace qui vient au milieu de tout cela pour faire la synthèse de tous ces points.

La Digital Workplace à l’épreuve du terrain

Ainsi, André Wei  a partagé avec nous son expérience à son arrivée chez Chantelle en 2017, après un passage dans un cabinet de consultants très agiles (Bain). Arrivé au moment des budgets, il fut témoin d’une « grand-messe à base de fichiers XL ».

Ce fut pour lui un « retour aux années 90 », et il a œuvré pour que cela change. « L’utilisateur a des applications sur son téléphone et il est habitué à communiquer , alors comment imaginer le retour en arrière en entreprise ? », a-t-il ajouté pour faire écho à un billet que nous avons publié antérieurement.

3 raisons principales pour travailler avec les Digital Workplace

Selon le CTO de Chantelle, il existe 3 enjeux principaux pour mettre en œuvre une Digital Workplace, améliorer les processus de l’entreprise et inculquer de nouvelles manières de travailler.

1. D’abord l’efficience et la productivité : on ne peut plus arriver 30 minutes avant la conférence pour s’assurer que ça marche. Ça peut paraître étrange, mais les collaborateurs ont toujours du mal avec la collaboration.
2. Ensuite, la collaboration est importante, on parle ici de l’entreprise apprenante : l’enjeu est de faire travailler les gens ensemble pour dépasser la somme des individualités.
3. Troisièmement, un enjeu RH : pour un nouvel employé, le retour en arrière ne fait pas bon effet. Quand on recrute un nouveau talent dans le marketing et l’IT, il y a un enjeu de rétention. Pendant les entretiens d’embauche on nous demande : « Quelle est votre politique de télétravail » on est en concurrence avec ces enjeux RH aussi. « Se faire un allié des RH est une bonne tactique », a expliqué André Wei.

Il faut devenir la DSI qui dit « oui ! » et pas la DSI qui dit « non ! »

En résumé, selon André Wei, la mise en œuvre d’une Digital Workplace va plus loin que la « simple » transformation du SI (si tant est qu’on puisse trouver cela simple) :

• « Cela ne peut pas être la lubie d’un DSI ou d’un CTO c’est un enjeu métier lié à l’environnement technologique (e-commerce, omnicanalité, data …) » a décrit le patron de l’IT de Chantelle qui a réussi notamment à faire bouger les choses en amenant un conférencier à parler de transformation digitale en évitant de parler technique. « Cela a fait vraiment bouger les choses », a-t-il expliqué.
• Pour réussir la mise en œuvre de sa Digital Workplace, un travail de transformation en amont va être également nécessaire. C’est un effort sur les prérequis qui est absolument obligatoire, a expliqué André Wei. Notamment sur le réseau : « Sans réseau, rien ne va fonctionner et l’adhésion sera minimale ». C’est un travail d’infrastructure, mais aussi de circulation des données, de RPA et d’automatisation au service des usages. « L’enjeu est de devenir la DSI qui dit « oui ! » et pas la DSI qui dit « non ! » ». Une bonne façon de voir les choses, à mon avis.
• Enfin et surtout, la conduite du changement. C’est même le cœur du projet selon André Wei.

Les points cruciaux du projet

Selon André Wei, un projet de Digital Workplace passe par les phases suivantes :

1) l’engagement du Comex en tant que sponsor du projet afin d’attribuer des moyens. « Ce sont les premiers à convaincre, et il n’est pas forcément facile de faire passer la compréhension de l’importance du sujet.

2) l’engagement des équipes qui doivent être derrière le projet. Le service-desk doit suivre notamment, il doit être en phase avec le projet et « ce n’est pas un petit problème ».

3) l’accompagnement au changement des utilisateurs (avec des programmes de champions, par exemple). « J’aime bien dire qu’il y a une histoire de ton » a conclu M. Wei, « La DSI doit ajouter une image à l’aspect RH, apporter de la pédagogie et de la simplicité ».

Et comme toujours quand on parle de simplicité, il s’agit d’une tâche bigrement difficile.