La productivité d’un employé se juge-t-elle au volume de ses mails ? avec @openrainbow
Améliorer la productivité de ses salariés est un objectif à atteindre pour chaque manager. Mais pour parvenir à ce but, il faut d’abord surmonter un obstacle : l’e-mail. Car 50% des Français pensent que l’e-mail nuit à leur productivité. L’e-mail est source de stress et de déconcentration. Il faut savoir, que les cadres n’arrivent pas à décrocher de leur boîte mail : pendant le week-end, les cadres lisent en moyenne 29 e-mails et en rédigent 19. Et les salariés ne peuvent pas s’empêcher non plus de répondre immédiatement à leurs e-mails. Un employé est interrompu toutes les 3 minutes et qu’il peut mettre jusqu’à 23 minutes pour reprendre l’activité qu’il avait arrêté. La productivité des employés est donc fortement remise en cause. La guerre est-elle déclarée contre l’e-mail ? Réponse dans cet article de Jérôme Delacroix pour notre client Alcatel Lucent Enterprise (article complet ici).
Mais comment faisait-on avant l’e-mail ? Les plus jeunes lecteurs de ce billet auront du mal à répondre. Les moins jeunes aussi, comme Michel*, commercial quinquagénaire chez Grapheme Interactive, une agence de publicité parisienne. Pourtant, loin de booster sa productivité, le volume de ses e-mails transforme sa journée de travail en un véritable enfer. Et aussi celle de ses collègues et partenaires.
L’univers de la publicité est vraiment trépidant. Chez Grapheme Interactive, tout le monde se plaint d’être « surbooké ». La pression est forte, d’autant que l’agence a perdu pas mal d’appels d’offres récemment face à de petites agences hyper réactives. Michel supporte mal cette situation, lui qui a le sentiment de ne pas arrêter une minute. Heureusement qu’un week-end prolongé se profile à l’horizon.
09 :00 Michel arrive passablement énervé au bureau. Non seulement il a fait tout le trajet depuis son domicile debout dans un métro surchargé, mais en plus l’e-mail qu’il a consulté sur son téléphone avant que le réseau ne coupe augurait mal de la journée. Il se dit qu’au lieu de lire ce mail, il aurait mieux fait de prendre un bon bouquin. Mais comme 79% des cadres européens, il ne peut pas s’empêcher de consulter sa messagerie professionnelle en dehors des heures de bureau.
A peine Michel a-t-il franchi le seuil de son entreprise qu’il se livre à ses addictions favorites pour passer ses nerfs : il en grille une dans les couloirs (au grand dam de ses collègues, mais après tout, « on travaille dans la pub »), il se fait un café serré … et il démarre sa messagerie. Dans un monde idéal, Michel aurait mâchouillé un chewing-gum et, agenda et crayon en main, il aurait fixé ses objectifs de la journée, avant même d’allumer son ordinateur. Mais on ne se refait pas. A 09 :30, Michel est déjà noyé, en train de répondre à ses messages.10 :00 François, le chef de Michel, est en train de préparer une réponse à un appel d’offres qui peut sauver le trimestre de l’agence. Il se souvient que Michel lui avait envoyé une information clé il y a quelque temps, et l’appelle pour qu’il la lui renvoie. Si cette information avait transité via un outil collaboratif, Michel aurait retrouvé sa trace en un clin d’œil. Mais chez Grapheme Interactive, tout passe par l’e-mail. Le pauvre Michel se trouve donc réduit à fouiller dans ses e-mails sortants. Et ils sont nombreux. Il ne retrouve l’info qu’à 11 :00. La productivité de Michel et de François en a pris un coup. Avec en prime beaucoup de stress.
11 :00 – 12 :00 Michel a besoin d’une explication sur la clause d’un contrat signé par la filiale lyonnaise. Au lieu d’appeler son collègue juriste, il lui envoie un mail. Comme la question est un peu compliquée, un match de ping-pong par messagerie interposée démarre, alors qu’il aurait été si simple de s’appeler ou d’organiser une visioconférence. Bilan à la mi-journée : productivité 0 – stress 1.
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09 :00 Michel arrive passablement énervé au bureau. Non seulement il a fait tout le trajet depuis son domicile debout dans un métro surchargé, mais en plus l’e-mail qu’il a consulté sur son téléphone avant que le réseau ne coupe augurait mal de la journée. Il se dit qu’au lieu de lire ce mail, il aurait mieux fait de prendre un bon bouquin. 
