L’Email est-il un mal nécessaire ? Je suis un fan de longue date de Luis Suarez que je devais rencontrer au Sommet de l’entreprise 2.0 sauf que mes clients en ont décidé autrement. Heureusement, j’ai pu joindre Luis et lui envoyer, ironiquement, mes questions par e-mail.
C’est précisément ce que je veux dire. Le courrier électronique est l’un de ces maux nécessaires. Un système qui est brisé mais dont il est difficile de se défaire. Du moins, c’est ma perception. J’ai réussi, au fil des ans, à briser le désordre… et pourtant, je n’ai jamais réussi à supprimer complètement le courrier électronique.
Le courrier électronique est-il un mal nécessaire ou inutile ? (entretien avec Luis Suarez d’IBM)
Pire encore, chaque fois que je répands la bonne nouvelle que l’on n’a pas besoin d’utiliser le courrier électronique et que d’autres solutions existent, il y a toujours au moins une personne dans la pièce qui le prend personnellement et qui se fâche. Cela m’est encore arrivé lundi dernier après une conférence à HEC, alors que nous étions tous en train de déjeuner. Il n’y avait qu’une personne autour de la table qui semblait très en colère contre moi mais cela m’a fait réfléchir. Pourquoi les gens seraient-ils si amoureux du courrier électronique. Est-ce parce que c’est le seul système en ligne qui est assez proche de l’ancien monde et qui imite – vaguement – l’écriture traditionnelle des lettres ?
Eh bien, je ne sais pas. Je me suis donc tourné vers Suarez, un homme qui est censé avoir complètement éteint son lecteur de courrier… sauf pour mes questions. C’est bien !
photo par Londonbloggers
Faire disparaître le courrier électronique : Entretien avec Luis Suarez
1. You ont été salués comme des évangélistes sans courrier électronique. How et pourquoi avez-vous décidé de faire cela ?
J’ai commencé ce voyage de Vie sans eMail il y a plus de six ans (en février 2008) et, principalement, pour trois raisons différentes :
- Au fil du temps, vous vous rendez compte que le courrier électronique n’est pas vraiment un bon outil de collaboration et de partage des connaissances. Bien au contraire. C’est le tueur de productivité d’aujourd’hui, pas nécessairement à cause du système lui-même, mais plus que tout à cause de la façon dont nous en avons abusé au fil du temps, ce qui a donné lieu à toutes sortes de jeux politiques, d’intimidation, de gestion du haut (ou du bas), et à un stress général inutile ; voyez comment beaucoup de gens continuent à l’utiliser comme un moyen de protéger et de stocker leurs connaissances plutôt que de s’entraider.
- La deuxième raison pour laquelle j’ai arrêté d’utiliser le courrier électronique est qu’au cours des dernières années, j’ai eu des centaines, voire des milliers, d’interactions avec les jeunes générations de travailleurs de la connaissance, qu’ils travaillent déjà ou avant d’entrer sur le marchéLa notion même de marché B2B ou B2C est au cœur de la démarche marketing. Un marché est la rencontre d'une offre et d'une demande du travail, et tout au long de cette période, je me suis rendu compte que nous utilisions toutes sortes d’outils de collaboration différents, à l’exception du courrier électronique, et que nous faisions notre travail tout aussi efficacement, alors je me suis dit que s’ils pouvaient le faire ensemble, pourquoi pas nous, n’est-ce pas ?
- La dernière raison pour laquelle j’ai lancé ce mouvement il y a plus de six ans était essentiellement pour démontrer, comme un social business évangéliste, qu’il existe un vie professionnelle sans e-mail. Que, de nos jours, nous disposons d’outils de collaboration et de partage des connaissances plus appropriés et plus pertinents qui nous aident à faire notre travail de manière beaucoup plus efficace et efficiente. À maintes reprises, de nombreuses personnes sont venues me voir pour me dire, en guise d’arrêt de spectacle, qu’elles ne pouvaient pas faire réseautage social au travail parce qu’ils n’avaient tout simplement pas le temps et, en posant des questions supplémentaires sur les raisons de cette situation, j’ai réalisé qu’ils disaient tous qu’une grande partie des interactions d’aujourd’hui se font par courrier électronique comme un puits de temps. C’est pourquoi j’ai décidé de remettre en question le statu quo du courrier électronique dans l’entreprise et, au contraire, de prouver et de démontrer, jour après jour, que l’on peut finalement avoir une vie professionnelle très productive en utilisant les technologies sociales plutôt que le simple courrier électronique.
2. Wired a souligné que vous aviez réduit le volume de vos courriels de 98%, cela signifie-t-il que vous ne recevez plus que 2 millions de courriels par an ?
Eh bien, avant que je ne commence ce mouvement de Vie sans email, je recevais environ 30 à 40 emails par jour. Au fil des ans, ce chiffre a considérablement diminué pour atteindre 98 % de réduction des courriers électroniques, au point que je recevais deux courriers électroniques par jour il y a quelques années, soit une moyenne de 15 par semaine, ce qui n’est pas si mal après tout. Ce qui est intéressant, c’est que je n’ai pas réduit mes interactions avec les autres, bien au contraire, elles ont beaucoup augmenté. La principale différence est donc que la grande majorité de ces conversations se font maintenant par le biais d’outils de réseaux sociaux ouverts et publics, ce qui permet à la connaissance de circuler librement et d’aider les gens à prendre de meilleures décisions avec ces informations.
- Honnêtement, qui peut vraiment se débarrasser du courrier électronique. Je ne peux pas m’imaginer dire à mes clients que je ne veux pas communiquer avec eux de cette façon !
Vous seriez surpris du nombre important de personnes (les clients aussi !) qui sont les plus disposées à réduire leur boîte de réception de courrier électronique afin de collaborer et de partager les connaissances de manière beaucoup plus ouverte et transparente grâce aux technologies sociales. C’est cette inertie qui nous tue, c’est-à-dire celle où nous ne remettons pas en cause le statu quo et où nous continuons tous à recourir au courrier électronique parce que « Tout le monde l’utilise, alors pourquoi changer ? Et bien, exactement à cause de cela !
Si vous vous penchez sur la question, il s’agit d’une opportunité de renégocier la manière dont nous collaborons avec nos pairs ainsi qu’avec nos clients et partenaires commerciaux, en aidant chacun à comprendre qu’il existe des moyens de collaboration meilleurs et beaucoup plus efficaces et comment, Si vous trouvez un bon nombre de cas d’utilisation différents, il serait très bien de commencer par réduire considérablement la quantité d’e-mails entrants et de s’appuyer plutôt sur les outils informatiques sociaux. Et le voyage commence.
C’est pourquoi, avant de commencer, je dis toujours aux gens d’essayer d’identifier comment ils voudront améliorer la façon dont ils partagent leurs connaissances, comment ils voudraient collaborer en pensant et en agissant différemment, donc, une fois que vous commencez à prendre les différents cas d’utilisation que j’ai déjà mentionnés ci-dessus, il s’agit juste d’exécuter et de faire démarrer les choses, avec ces cas d’utilisation comme guide, et une étape à la fois. C’est ainsi que tout commence.
- Je dois humblement admettre que j’ai essayé de vous imiter et que j’ai décidé de me débarrasser de l’email cc, et de couper le gras de façon importante. Parfois, cela s’est retourné contre moi (quand je travaillais dans une très grande organisation)
Je pense que l’une des principales raisons pour lesquelles elle peut parfois se retourner contre elle n’est autre que le fait d’avoir des collègues qui préfèrent travailler à l’ancienne, c’est-à-dire dans un environnement privé, fermé, opaque et obscur où les gens accumulent et protègent les connaissances parce qu’ils ont le sentiment que c’est leur avantage concurrentiel qui les rendra indispensables. Ils préfèrent donc partager leurs connaissances par bribes à un public très réduit et bien connu (leurs pairs), au lieu d’ouvrir les conversations à tous les membres potentiels de l’organisation.
Ce qui est très fascinant, c’est que cette façon de penser, c’est-à-dire « la connaissance est le pouvoir », touche à sa fin et qu’à la place, nous passons à cet autre mantra bien connu selon lequel « la connaissance partagée est le pouvoir », où plus vous partagez d’informations et de connaissances avec vos pairs, plus vous devenez puissant, parce que tout le monde vous connaît, connaît votre expertise et, ce qui est très important, connaît votre réseau, qui, en fin de compte, est ce qui compte vraiment. Les connaissances qui circulent dans les réseaux l’emporteront toujours sur les stocks de connaissances emprisonnés dans des silos (votre boîte aux lettres).
Ceux d’entre nous qui souhaitent redéfinir une nouvelle façon de travailler, beaucoup plus ouverte et transparente, devront continuer à persévérer et devenir beaucoup plus résistants en aidant les autres à comprendre qu’il n’y a pas de retour possible. Ce cheminement vers des réseaux ouverts, la collaboration et l’accomplissement du travail est l’avenir du lieu de travail ; notre travail contre (seulement) mon travail.
- Si je devais supprimer le courrier électronique, pensez-vous que je pourrais le remplacer par mon réseau social d’entreprise. J’ai l’impression que je ne pourrais pas tout à fait le faire maintenant… Alors que proposez-vous ? Des signaux de fumée ?
Oui, certainement ! Si vous souhaitez remplacer, ou, mieux encore, déplacer la grande majorité des interactions qui ont lieu par courrier électronique aujourd’hui, vous devez utiliser une plateforme de réseau social d’entreprise, plus que toute autre chose, car elle vous permettra de vous ouvrir, de partager vos connaissances et de participer aux conversations. C’est là que tout commence.
De plus en plus d’organisations se rendent compte qu’elles ne peuvent plus ignorer ni négliger l’impact de leur réussite en tant qu’entreprises sociales grâce à l’adoption et à l’activation d’intranets sociaux d’entreprise, pilotés par des logiciels sociaux d’entreprise, quels qu’ils soient. Elles ne veulent tout simplement pas être laissées pour compte. Elles savent que pour survivre dans la soi-disant économie de la connaissance, elles devraient s’adapter à la nouvelle réalité de la collaboration en réseau, et non plus à la traditionnelle hiérarchie descendante.
La façon dont vous pourriez mettre cela en contexte serait d’aider les organisations à comprendre comment plus les employés continueront à utiliser le courrier électronique pour leurs interactions quotidiennes, plus les connaissances seront supprimées et perdues en cours de route lorsque ces employés seront prêts à passer à l’action, c’est-à-dire à trouver un nouvel emploi, à passer à autre chose ou simplement à prendre leur retraite. C’est un problème plutôt poignant en ce moment avec la génération des baby-boomers, car ils ont commencé à prendre leur retraite par hordes alors que leurs connaissances ont été mal partagées et transmises aux jeunes générations. Pourquoi ? Eh bien, parce qu’ils utilisent le courrier électronique depuis le début et que c’est la première chose que font les RH : ils effacent leur boîte aux lettres lorsque vous n’êtes plus là, ce qui signifie que toutes vos connaissances se perdent. Pour de bon.
C’est un problème que nous ne pouvons plus nous permettre d’avoir sur le lieu de travail actuel. Le choix est là de passer aux réseaux sociaux. C’est à nous de décider si nous voulons nous en emparer ou non. L’alternative est tout sauf bonne, et une telle occasion manquée, si nous ne la saisissons pas en continuant à remettre en question le statu quo du fonctionnement du courrier électronique dans le monde des affaires d’aujourd’hui.
- Les gens – du moins en Europe, et ceux que je rencontre, même et surtout la Génération Y qui adorent leur courrier électronique – sont très réticents quand il s’agit de supprimer le courrier électronique. Quand pensez-vous que cela va changer ?
Si vous examinez la question, et à quelques exceptions près, bien sûr, la grande majorité des jeunes employés n’utilisent aujourd’hui le courrier électronique que pour entrer en contact avec des personnes, généralement plus âgées qu’eux, c’est-à-dire des personnes plus âgées, ou occupant des postes plus élevés, ou, simplement, avec des membres plus âgés de leur famille. La réalité est que ces jeunes générations ne comptent plus sur le courrier électronique comme principal moyen de communication, bien au contraire, c’est juste une autre option, qui dans la plupart des cas est totalement ignorée, parce qu’elles ont le sentiment qu’il ne fait plus l’affaire.
Dans un contexte professionnel, si vous leur demandez, la principale raison pour laquelle ils continuent à utiliser le courrier électronique est que c’est le seul moyen dont ils disposent pour atteindre les générations de collègues plus âgés, qui ont généralement les connaissances dont ils auraient besoin pour effectuer leur(s) travail(s). Ainsi, au lieu de devoir réinventer la roue, ils préfèrent utiliser le courrier électronique pour entrer en contact avec ces collègues plus âgés, obtenir les informations dont ils ont besoin, puis continuer à collaborer avec leurs pairs grâce aux technologies sociales.
C’est pourquoi l’adoption des outils de logiciels sociaux au travail est probablement plus lente qu’elle ne devrait l’être, principalement parce que les générations plus âgées se sentent très à l’aise dans la zone de confort, c’est-à-dire le courrier électronique, tandis que les jeunes générations continuent de prospérer dans leurs propres réseaux sociaux, créant parfois une certaine déconnexion, qui pourrait être facilement réparée si ces générations plus âgées comprenaient le(s) style(s) de travail des plus jeunes et agissaient en conséquence.
C’est l’une des principales raisons pour lesquelles j’ai décidé, il y a six ans, de remettre en question le statu quo du courrier électronique et de montrer à tous, qu’il s’agisse de salariés seniors ou de plus jeunes, qu’il existe un nouveau monde courageux grâce à l’ouverture, la transparence, la clarté, etc. que les outils de réseautage social permettent d’obtenir, afin de nous aider à devenir plus efficaces dans ce que nous faisons. C’est aussi une opportunité pour nous, travailleurs de la connaissance, de nous approprier notre travail et de devenir beaucoup plus responsables de ce que nous faisons chaque jour, dans le contexte et avec nos réseaux. Et tout commence par nous libérer du joug du courrier électronique. À partir d’aujourd’hui.
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Yann Gourvennec a créé visionarymarketing.com en 1996. Il est conférencier et auteur de 6 livres. En 2014, il est passé d'intrapreneur à entrepreneur en créant son agence de marketing numériqueDéfinition marketing digital, un terme utilisé en permanence et pourtant bien mal compris car mal défini.
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