collaboration / télétravail

Les wikis, loin d’être morts, sont l’avenir de la collaboration en entreprise

Les Wikis sont au coeur de la collaboration en entreprise nous explique Ludovic Dubost. C’est une interview rescapée d’un vol de matériel et je remercie Ludovic Dubost, patron de Xwiki de s’être prêté à cet exercice une 2e fois au mois de septembre. Interview fleuve et fondamentale car les wikis, on s’en souvient, c’était très à la mode, à l’arrivée de Wikipedia dans le grand public, vers les années 2004 2005 ; puis aujourd’hui le grand public a l’impression qu’il est tombé un peu en désuétude. Quelle erreur ! C’est même le contraire, Ludovic nous le démontre, la solution à la problématique de collaboration dans les entreprises pourrait (et peut même déjà) très bien passer par le wiki.

Les Wikis sont l’avenir de la collaboration en entreprise

Les Wikis sont l'avenir de la collaboration en entreprise
Véritables organisateurs de réseaux, les Wikis sont l’avenir de la collaboration en entreprise selon Ludovic Dubost

C’est que celui-ci, nous rappelle Ludovic, est devenu synonyme de collaboration (le terme « wiki » veut dire en hawaïen « vite », mais plus que la rapidité c’est le travail en commun qu’il symbolise). Ceci est certainement dû au fait de l’énorme succès populaire de Wikipedia. Mais ce n’est pas tout, car on retrouve dans l’exposé de Ludovic un grand nombre des problématiques liées au réseau social d’entreprise (RSE), décrites sur ce même blog, et les nombreuses raisons de son échec, et on peut avancer sans crainte que le wiki est justement fait pour résoudre ce problème.

D’une part, le wiki, fondamentalement collaboratif, et basé sur une philosophie du travail en commun. Ou la productivité de l’entreprise prime l’antre d’un productivité individuelle. Le wiki, et j’en suis un des premiers utilisateurs, et par essence le moyen de partager de la connaissance de façon dynamique, utile, et structurée. C’est la principale importance. Car dans un wiki, l’information, pour pouvoir être modifié par plusieurs personnes, doit faire sens pour tout le monde dans son organisation. Cette mesure de structuration, Ludovic qui revient très fréquemment, et fondamental.

Mais ce n’est pas tout ! Il y a également le fait que le wiki, par sa nature, peut-être aussi parce qu’il était un peu moins sexy à l’origine, est plus tourné vers l’entreprise, car il est permet de stocker des contenus métiers et de faire travailler ensemble des individus autour d’eux. Ceci est fondamental, car là se situe, nous l’avons déjà expliqué plusieurs fois, la principale faiblesse du réseau social entreprise. Il faut lier la collaboration professionnelle au travail de tous les jours, et ne pas céder, comme on le voit trop souvent, au cyberbabillage interne. Le wiki, par sa nature collaborative, peut remettre le bien commun de l’entreprise au sein du débat, et changer enfin les habitudes, figées autour du sacro-saint e-mail, pourtant source de grossières pertes de productivité et de stress dans l’entreprise.

Mais, car il y a un mais … le challenge du wiki, pour gagner un public plus large, se doit de devenir plus convivial et plus agréable à utiliser. Quiconque a déjà déployé des systèmes d’information sur le terrain, et cela a été mon métier pendant de nombreuses années, sait que l’utilisateur, s’il perçoit l’outil comme non convivial, s’arrêtera là, sans jamais aller chercher plus loin. Xwiki a travaillé sur cette convivialité de l’outil …mais il faut reconnaître que les wikis ont souffert beaucoup de ce défaut de présentation des origines et qu’il est difficile de changer une image de marque bien ancrée ; même si les bénéfices du wiki dépassent largement l’investissement nécessaire à sa maîtrise par l’utilisateur, tant les enjeux de productivité sont grands. Enfin, Ludovic le souligne, pour faire décoller le travail véritablement collaboratif, il faut des leaders d’opinion, des acteurs de changement, des incitateurs … cela est moins simple qu’il y paraît car les habitudes du « tout email » sont bien enracinées. C’est tellement pratique de s’abriter derrière un outil qui prend du temps et donne l’illusion de l’efficacité.

Gageons que les utilisateurs, et les entreprises, gagneront en maturité pour pouvoir apprendre à maîtriser cet outil fondamental de la collaboration et la productivité du XXIe siècle.

Interview de Ludovic Dubost 

Je suis Ludovic Dubost le PDG de wiki Xwiki SAS, spécialiste du wiki et des logiciels collaboratifs open source.

Wiki, on en parlait beaucoup dans les années 2004 2005**, est-ce qu’il est mort ?

Non bien sûr ! Il n’est pas mort et il est même très actif ; c’est juste qu’on pense tous à Wikipedia, sur Internet, mais on voit aussi beaucoup de wikis dans les entreprises, dans les équipes, et ce n’est pas forcément quelque chose qui est très visible à l’extérieur, comme pourraient l’être certains réseaux sociaux comme Facebook par exemple. Mais si on se tourne vers Internet, Wikipedia est un succès d’usage phénoménal, tout aussi important que peuvent l’être Facebook ou les moteurs de recherche comme Google. Donc ça marche très bien les wikis !

**cf. le livre les wikis de mon ami Jérôme Delacroix, sorti dès 2004, précurseur du domaine (site de Jérôme Delacroix)

C’est vrai que les wikis d’entreprises, les gens les connaissent peu et surtout ils se heurtent au fait que les façons de travailler doivent évoluer dans les entreprises et c’est quelque chose qui n’est pas forcément facile. Nous, nous avons beaucoup d’usage de wiki à l’intérieur des entreprises, mais c’est vrai qu’une des grandes difficultés c’est la concurrence avec le mode documentaire. En fait, le wiki est une autre façon de collaborer et de partager l’information et d’échanger les fichiers. Et même quand on le compare à Dropbox ou Google drive, ce sont d’autres façons de faire et ce sont des méthodes de travail qui doivent changer et des avantages qui doivent être compris par les utilisateurs.

Les avantages du wiki

Quels sont ses avantages ? Ce qui est très intéressant dans le wiki, c’est le fait que vous avez des liens entre les informations. Un usager peut venir créer un contenu et peut créer des liens avec d’autres contenus. Et plutôt que d’avoir des listes de fichiers dans des dossiers, on peut avoir des listes de pages et de contenus et ainsi retrouver des liens vers d’autres contenus. C’est exactement ce que vous avez dans Wikipedia. Dans l’entreprise, on va s’adapter aux problématiques métiers, et aller potentiellement plus loin c’est-à-dire que l’on va se poser la question de savoir quel est le type d’informations avec lesquelles les gens veulent travailler. On va se rendre compte que ce ne sont pas toujours des textes, ce sont aussi des fichiers Office, il ne faut pas l’oublier, mais ce sont surtout des bases de données. L’usager et l’entreprise ont besoin de faire beaucoup de bases de données. Avant, ils faisaient ça essentiellement via des logiciels spécialisés qui coûtaient assez cher, soit dans une feuille Excel et ce n’est pas très pratique d’utilisation. Aujourd’hui, on peut faire ça avec des logiciels de type wiki comme Xwiki qui sont justement adaptés à ces problématiques entreprises. Le bénéfice du wiki c’est qu’on historicise tout et quand on fait les changements, cela se passe de manière collaborative, c’est-à-dire qu’une personne peut commencer, une autre peut finir, c’est accessible par le Web très facilement, donc il y a une information où on le facilite la saisie, on facilite la façon dont l’information est organisée et liées les unes par rapport aux autres et on la rend très accessible pour les personnes qui l’utilisent. Simplement, c’est une façon différente de faire que de partager des documents Office, que de faire du mail, qui est le mode de travail que les gens connaissent aujourd’hui.

La productivité collective, plus importante que la productivité individuelle

Il y a un vrai challenge, c’est-à-dire le challenge où l’entreprise doit se mettre à penser à la productivité collective. Plutôt que la productivité individuelle. Et il y a une vraie difficulté, car il est plus facile pour les managers et pour l’entreprise de dire qu’on va regarder chaque individu séparément, et on va dire « toi, travaille le mieux possible ! » Et l’individu lui-même, comme on lui a donné les objectifs de productivité personnelle, il va finalement se dire « je vais vouloir le meilleur outil pour moi-même » et il bricole un peu dans son coin.

La réalité, c’est que l’entreprise sera véritablement efficace uniquement lorsqu’elle sera collective et quand tout le monde travaillera ensemble. C’est comme une équipe de foot, vous pouvez avoir la meilleure équipe du monde en individuel et quand même perdre le match ! Et c’est exactement la même chose en entreprise : les meilleures entreprises sont celles où les gens travaillent le mieux ensemble, et pas forcément celles où il y a les meilleures individualités ; et donc il faut penser à la productivité collective et c’est exactement ce que fait le wiki comparativement à l’e-mail ou le fichier partagé. Mais il y a une difficulté, il faut des leaders, il faut des gens qui expliquent sa positive à terre, il faut leur donner les pratiques de travail !

Suite de mon interview de Ludovic Dubost, patron de Xwiki enregistrée en septembre. Ludovic nous le démontre, par l’exemple, que la solution à la problématique de collaboration en entreprise pourrait (et peut même déjà) très bien passer par le wiki.

Poursuivons notre interviews de Ludovic Dubost sur les Wikis 

“En fait, les wikis quand ils ont démarré, étaient assez pauvres en termes d’ergonomie et de graphisme, mais les informaticiens, ça ne les dérangeait pas ; ils ont dépassé ça très rapidement. Ce qui est important pour eux c’est le contenu et le partage. Quand les wikis sont arrivés vers d’autres types d’équipes, il a fallu qu’ils augmentent leur qualité graphique pour être acceptés au début. Je dis bien au début, car il reste finalement que tout cela c’est un peu secondaire. C’est vraiment comme le marketing, il faut avoir une bonne carrosserie pour que les gens achètent la voiture, mais évidemment ce qui va véritablement contester le confort et la fiabilité. Les informaticiens, avait dépassé donc ça, et ils ont été plus rapides à aller vers le wiki. Ensuite, les informaticiens ont peut-être aussi compris plus rapidement l’importance du collaboratif ! C’est un élément important. On a beaucoup travaillé sur cet aspect usage entreprise et convivialité, afin d’avoir une interface plus directe, avoir des pages d’accueil qui vous rappellent ce que vous avez comme contenu, et aussi des fonctionnalités de notification… Tout un tas de fonctionnalités qui fluidifient la circulation de l’information et l’accès à l’information, et qui facilitent la production d’information. Ce sont des choses qu’on retrouve dans les réseaux sociaux et dans Facebook par exemple.

Les bases de données

Un élément important que nous avons rajouté c’est la prise en compte des bases de données ! Ça c’est un élément important pour 2 raisons. La première raison, c’est que juste organiser les pages en texte, ça peut s’avérer assez fastidieux. Wikipedia, ça demande beaucoup de travail aux utilisateurs. C’est très efficace en termes collaboratifs, beaucoup de personnes ont pu participer ajouter leur contenu, mais quand vous prenez par exemple les pages des pays, pour qu’elles aient toute la même présentation, ça va demander beaucoup de travail car ce ne sont que des pages de texte. Et si vous voulez changer la présentation on repasse sur toutes les pages. Avec Xwiki, on a un système pour gérer ça. On peut collaborativement définir un modèle page et un modèle de structuration d’information. Ensuite, les utilisateurs, peuvent saisir dans ce modèle et remplir l’information qu’ils veulent. Si on veut changer ensuite la présentation de ces modèles, on peut le faire sans impact sur les données. On peut donc créer son application en quelques minutes sur Xwiki, et c’est ce qu’on appelle un wiki structuré, ou semi structuré. Le but est de formaliser la structure de l’information et cela offre 2 intérêts : d’une part cela permet d’avoir d’autres méthodes de navigation dans l’information, qui se rajoute aux liens et aux pages, et une présentation plus efficace qui va plaire aux utilisateurs les moins expérimentés.

 

L’utilisateur acteur de la structuration de l’information

Beaucoup d »uilisateurs ont l’angoisse de la feuille blanche quand on leur dit « eh bien maintenant, il faut que tu remplisse ta page ! » Alors si on leur donne une structure, ils vont être accompagnés et vont se sentir “moins bêtes”. Mais cela reste collaboratif, c’est cela qui est très important dans Xwiki. On va donc ainsi se comparer à d’autres applicatifs, qui permettent de faire de l’analyse structurée, mais qui ne sont pas du tout collaboratifs. Ils ne permettent pas de définir la structure de données. C’est un élément très important que la garder dans Xwiki, c’est que vous avez un outil où les utilisateurs peuvent eux-mêmes définir leur structure de l’information, et de leurs données, et participer. C’est du wiki structuré, c’est un applicatif dans lequel l’utilisateur est acteur de la structuration d’information.

Des données de travail de tous les jours

Le wiki a été inventé en 1995 par Ward Cunningham. L’élément-clé finalement dans la création du wiki c’était la facilité de participation et les liens entre les informations. Ces idées de base sont encore là. Les gens peuvent se tromper et ne pas comprendre l’impact de ce que veut dire le wiki, et ils comparent facilement Wikipedia à une encyclopédie. Mais dans l’entreprise, il ne s’agit pas de créer une encyclopédie ! Dans l’entreprise, on amène dans le wiki les données de travail de tous les jours. Ce sont les données avec lesquelles on travaille, ce sont des données qui peuvent être aussi des flux. Et non pas des données statiques. Ce qu’on cherche à faire avec le wiki, c’est d’essayer de maximiser 2 aspects : d’une part, la contribution, le travail instantané, et deuxièmement l’effet à long terme de cette connaissance qui est mise à disposition de toute entreprise. Et souvent, les outils privilégient l’un sur l’autre. Souvent on va faire une base de connaissances mais elle ne va pas être utilisée du tout au jour le jour et au final, comme on n’y va que très rarement, elle ne sera pas à jour. De l’autre côté, on fait des outils où on partage d’information de façon instantanée mais qui capitaliste mal  à moyen terme, et on ne retrouvera pas l’information. C’est l’exemple typique du réseau social d’entreprise. On peut poser des questions aux employés dans les réseaux sociaux, et finalement deux mois après on ne peut pas vraiment trouver l’information là-dedans. Alors qu’avec le wiki c’est différent.

Le travail quotidien en mode wiki

On a plusieurs types d’usage sur lesquels on travaille chez Xwiki : le premier c’est la base de connaissances, pour les équipes de support, pour les équipes de ventes. On a comme client aux États-Unis le leader mondial de stockage (EMC). Toutes leurs équipes de ventes, ont dans Xwiki les réponses à leurs appels d’offres qui sont partagées en mode wiki. En fait, vous avez des experts qui les mettent à jour et les vendeurs peuvent eux-mêmes dire si ça leur convient ou non. Ils peuvent proposer des modifications, et elles sont soumises à validation. C’est un processus d’échange entre des gens qui sont sur le terrain et ceux qui sont en centrale et qui vont valider cette information.

Meetic, est un nos clients sur les bases de supports, qui utilise le wiki pour répondre aux questions des internautes. Au téléphone, ils ont accès à une base de connaissances en mode wiki, et tous les gens qui participent au support peuvent améliorer cette base de connaissances pour que les réponses soient de plus en plus pertinentes et de plus en plus efficaces. Un autre usage, c’est la documentation; aujourd’hui vous avez beaucoup de documentations en mode wiki, c’est un usage assez naturel. On a aussi les espaces collaboratifs, c’est-à-dire pas seulement du wiki mais aussi du blog et des données structurées, du forum, etc. mais toujours construit sur le système de wiki pour que tout ça puisse communiquer ensemble. L’objectif c’est le travail collaboratif.

Réseau social d’entreprise (RSE) et wikis : plus complémentaires qu’on croit

Le réseau social a surtout pour objectif de mettre en rapport des gens qui ne se connaissent pas. Nous, on est beaucoup plus focalisés sur les gens qui travaillent ensemble et qui vont s’ouvrir un peu aux autres et surtout sur l’information qu’ils partagent. Les réseaux sociaux ont tendance à se focaliser sur l’individu en lui permettant de poser des questions, il y aura beaucoup de forums dans les réseaux sociaux, ce qui est un peu moins le cas dans les wikis. Mais il y a une complémentarité entre les 2. Nous on est plutôt sur le contenu, et sur l’organisation du contenu. Ce qu’il faut savoir ce que ces différents types d’usage se connectent et que les clients demandent de plus en plus des solutions qui savent tout faire. Ils veulent aussi la communication, et nous on fait aussi du forum chez Xwiki par exemple. C’est un usage additionnel. Il y a aussi la veille collaborative, EMC est aussi un client de cette fonction-là. L’objectif y est de surveiller le marché, ce que font les concurrents, et de veiller sur des technologies. EMC, pour son centre de recherche, fait de la veille sur toutes les technologies. La première chose est de récolter des informations de façon semi-automatique avec des flux RSS par exemple, et la deuxième est de faire récolter de l’information supplémentaire par les gens qui ont la connaissance dans l’entreprise . Ainsi, chez EMC dès qu’ils trouvent une page intéressante, ils peuvent très rapidement la classifier à l’intérieur de leur espace de veille sur le wiki, et l’associer aux types de produits que ça concerne.

L’éducation : un autre axe pour le développement du wiki

Curriki est un projet américain qui a été créé par Scott McNealy qui est l’ancien patron de Sun Microsystems, qui a été racheté par Oracle depuis ; en fait il a voulu créer une association dont l’objectif était de favoriser la création de contenus éducatifs libres de droit. Et donc, il a créé Curriki qui nous a sélectionné pour développer sa solution basée sur Xwiki. Curriki ça veut dire curriculum wiki.

En fait le but c’est que les professeurs puissent partager et et créer collaborativement des contenus éducatifs. Il y a également une fonction réseau social qui permet de créer des groupes de travail dans lesquels ils peuvent échanger entre eux, et associer aussi des contenus à ces groupes. C’est un système multimédia qui n’est pas seulement dédié au texte, mais aussi aux images aux vidéos, et on a des outils de visualisation qui permettent de diffuser l’information.

imageXwiki avait un objectif de faire des contenus open source. Curriki avait pour objectif de faire des contenus open source aussi et ils ont donc décidé de mettre cette technologie qu’ils développaient dans le domaine public. Et ceci a donné à d’autres projets basés sur ce logiciel : en France par exemple on a développé un site qui s’appelle Planet Sankoré, qui est un projet basé sur le même logiciel mais dédié à l’Afrique et à la France, et qui a des fonctions supplémentaires. Sankoré a aussi développé en open source un projet de tableau blanc numérique, : un professeur peut créer son cours à l’aide ce tableau blanc , et en un clic il peut les publier sur Planet Sankoré et il va les mettre à disposition d’autres professeurs. C’est un projet qui est financé par l’État français, et qui a amené aussi un projet de recherche pour intégrer ces mêmes logiciels avec les ENT, les espaces numériques de travail qui sont les plateformes collaboratives dédiées à l’éducation dans les écoles.

Quel est l’avenir du wiki ?

Le premier aspect, c’est que il faut comprendre que wiki est synonyme de collaboration. Le terme de wiki a beaucoup été utilisé par d’autres personnes dans d’autres domaines pour symboliser la collaboration, comme Don Tapscott avec Wikinomics, un livre dédié à la collaboration.

L’avenir, c’est que ça va continuer à se renforcer ; ce qu’on pense c’est que le document va devenir de moins en moins important, les gens vont comprendre de plus en plus qu’il faut faire exploser le format du fichier documentaire, pour justement aller de plus en plus vers des contenus structurés et semi structurés d’entreprise.

Notre vision c’est que l’on fait une plate-forme de wiki dans l’entreprise et on a déjà ces entreprises qui l’utilisent, mais ensuite chaque département peut se créer ses propres applications. Là, il ne s’agit pas simplement uniquement de choix techniques d’informaticiens il s’agit de quelque chose où on donne la main à l’utilisateur pour qu’il participe.

Ce qui explose aussi, c’est le fait que le rôle de la DSI est de fournir des plates-formes, et pas de fournir des outils. Parce que ce qu’on voit souvent dans les entreprises, c’est la DSI qui met un frein au développement d’applicatifs métiers, qui sont absolument nécessaires : « mais non il faut que vous attendiez, on n’a pas le temps on a d’autres choses à faire ! » est souvent la réponse ; il faut que ça change ! Il faut que les équipes, qui ont des besoins informatiques, arrêtent de faire des bases de données dans des fichiers Excel, parce que c’est absolument inefficace et qu’on peut faire beaucoup mieux et qu’on essaye de leur donner la main avec des outils appropriés comme le wiki.

à propos de Xwiki

Xwiki c’est une entreprise qui a eu 9 ans en juillet de cette année, mais on n’est pas loin des 10 ans du logiciel car on avait démarré son développement en novembre 2003. C’est une société qui fait près de 2 millions d’euros de chiffre d’affaires aujourd’hui, avec des entreprises, des services publics. Nos clients sont EADS, AFP, Lagardère, et certains autres dont j’ai parlé tout à l’heure, et aussi des services publics comme l’INRA, l’INSEE et des clients à l’export. Il s’agit aussi bien de grandes entreprises que d’associations et de PME. On a aussi une offre en cloud. Ces logiciels sont utilisables par toutes tailles d’entreprise,.

Xwiki c’est 35 personnes qui sont installées en France et en Roumanie. À peu près moitié moitié. Notre spécialité c’est d’éditer le logiciel Xwiki et d’offrir des services, car le logiciel en lui-même est open source, il est gratuit, donc nous offrons des services de support de développement de formation autour du logiciel. Une particularité aussi de l’entreprise Xwiki c’est que c’est une entreprise qui s’est développée en autofinancement. Les employés ont contribué à hauteur de 200 000 € en 2008.

On a toujours été à l’équilibre financier, et on a atteint cette taille aujourd’hui en restant complètement indépendants. On pense que c’est très importants parce que c’est ce qui nous donne notre liberté d’agir, et c’est ce qui donne aussi de la pérennité à long terme à l’entreprise puisque l’objectif n’est pas de revendre ses technologies à un tel ou à un autre, c’est vraiment d’assurer son développement et le volume d’affaires autour de Xwiki.

Il y a aussi d’autres sociétés qui offrent des services autour de Xwiki, puisque c’est un modèle open source et que n’importe quelle société ou personne peut l’utiliser, rapidement, et le mettre en œuvre pour des clients. Il y a beaucoup d’utilisateurs de Xwiki qui ne font pas appel à nos services et nous sommes très contents aussi de ces usages.

Yann Gourvennec
Follow me

Yann Gourvennec

Yann Gourvennec created visionarymarketing.com in 1996. He is a speaker and author of 6 books. In 2014 he went from intrapreneur to entrepreneur, when he created his digital marketing agency. ———————————————————— Yann Gourvennec a créé visionarymarketing.com en 1996. Il est conférencier et auteur de 6 livres. En 2014, il est passé d'intrapreneur à entrepreneur en créant son agence de marketing numérique. More »
Bouton retour en haut de la page