15 astuces pour rester maître de sa boîte email et être heureux au travail
Quelles sont les astuces qui peuvent vous permettre de survivre à la surcharge de votre boîte Email ? 1 an et demi après l’annonce faite par Thierry Breton, le patron d’ATOS, relative à la suppression de la messagerie interne à horizon 2014, renforcée il y a peu par leur rachat de blueKiwi à 3ds, force est de constater que les progrès dans l’utilisation de la messagerie électronique dans la vie professionnelle de tous les jours sont quasiment nuls ! Ceci n’est d’ailleurs pas une découverte. J’utilise l’e-mail interne depuis 1988, date à laquelle je travaillais chez Unisys, un des précurseurs de l’informatique connectée. 24 ans après, et de nombreux articles plus tard (voir ici une “antiquité” de l’an 2000), je continue à pester tous les jours contre l’utilisation inadéquate de cet outil pourtant utile s’il est bien maîtrisé. Voici donc traduit en Français un article paru il y a 2 ans en Angleterre, qui tente encore une fois d’éduquer l’utilisateur dans son usage quotidien de cet outil tristement populaire. Il paraît qu’une des vertus de l’éducation est de se répéter … (soupirs !)
15 astuces pour rester maître de sa boîte email
L’e-mail : l’antithèse d’un outil collaboratif
Le mail reste un des outils favoris des utilisateurs pour partager et collaborer ce qui me laisse dubitatif dans la mesure où c’est justement l’antithèse d’un outil collaboratif (puisqu’il est asynchrone). Dans tous les cas, au-delà d’un certain mauvais niveau d’utilisation, hélas souvent atteint, la messagerie électronique cesse d’avoir un impact positif sur la productivité. Ceci est particulièrement vrai dans les grandes entreprises. À une période où, paradoxalement, chacun parle de productivité et d’efficacité dans un monde où tout s’accélère, force est de constater que de nombreuses pratiques méritent d’être corrigées afin de préserver l’utilité et l’efficacité de cet outil.
Voici donc mes 15 conseils pour rester maître de sa boîte e-mail avant que celle-ci ne prenne le pouvoir sur votre agenda :
- Renvoyez tous les messages où vous êtes en copie dans un répertoire tampon en utilisant une règle de redirection (je l’appelle affectivement mon « purgatoire »). La plupart du temps, je m’aperçois qu’il n’y a pas de raison de perdre du temps ni de garder ces messages pour lesquels je suis juste en copie et non en action. J’estime à grosses mailles que ceci m’épargne la lecture de 100 à 200 messages par jour et me fait gagner plus d’une heure de travail tous les jours ;
- Les messages qui ont plus de 6 mois ne sont pas non plus très utiles. Je prends donc soin soit de les supprimer, soit de les archiver, mais ce dont je me suis rendu compte c’est qu’il est rare que je revienne un message qui a plus d’1 ou 2 mois. Dans le cas contraire, je transfère systématiquement les messages importants, ou plus particulièrement les documents méritant d’être conservés, sur le référentiel de mon équipe (nous utilisons SharePoint mais n’importe quel outil pourrait faire l’affaire) ;
- Tous les messages que je reçois sont triés dans les meilleurs délais en fonction de plusieurs catégories qui sont les suivantes :
· action requise : il faut faire quelque chose, de façon plus ou moins urgente
· information : à lire rapidement et à trier le plus vite possible ou à supprimer
· commercial : soit pertinent soit c’est un spam (beaucoup sont des spams, les approches commerciales passent quasi exclusivement via LinkedIn aujourd’hui)
· sans intérêt : à supprimer immédiatement et sans discernement
· messages inappropriés : les messages trop longs qui pourraient être remplacés par des conversations téléphoniques (un grand nombre de messages internes sont hélas dans cette catégorie)
· messages carrément insultants : les messages dans lesquels les gens s’épanchent ou déversent leur fiel, de préférence en copiant le monde entier. Je supprime systématiquement ce genre de messages et tente d’approcher l’envoyeur le plus vite possible par communication directe (messagerie instantanée au téléphone ou mieux encore, physique)
en règle générale je tente de ne jamais avoir plus de 8 à 10 mails dans ma boîte de réception à un instant « t » - N’envoyez pas de mails la nuit. Les messages envoyés après minuit ne prouvent pas que ous êtes un professionnel dédié à votre métier, mais montrent tout bêtement que vous êtes mal organisés. Dans certaines entreprises le système ne vous laisserait même pas envoyer le message dans la mesure où il le considérait inapproprié car en dehors des heures de travail
- Envoyez moins de messages et vous en recevrez moins. C’est aussi simple que ça (au début de ma signature, je rajoute toujours une mention [NO THANKS/RESPONSE NEEDED] ce qui évite la pollution électronique ;
- N’envoyez pas de messages de plus de 2 paragraphes (sauf exception ou compte-rendus) : pour cela, lisez la charteL’éthique du marketing couvre un champ très vaste de thématiques. Il faut tout d’abord voir l’éthique du marketing comme une sous-branche de l’éthique des affaires. d’utilisation des outils électroniques de Joe Robinson ;
- Si vous utilisez Outlook, votre première action au moment du paramétrage de votre boîte e-mail est de supprimer l’option « envoyer immédiatement un message une fois connecté » (voir le didacticiel) ;
- Ne laissez pas votre boîte e-mail ouverte toute la journée, et préférez à cette méthode l’allocation d’une période dédié à cette activité ; lire son mail de façon continuelle est très consommateur de temps et perturbant pour les tâches en cours et vous fera perdre du temps et de l’efficacité en même temps qu’il vous incitera à envoyer trop de messages (et donc à en recevoir trop aussi). Si vous êtes cadre et que vous pensez que votre métier est d’utiliser le mail à 100% 24 heures sur 24, changez de métier, vous êtes devenu un « ouvrier spécialisé du mail » ;
- Si vous recevez un message de plus de 2 paragraphes envoyés par quelqu’un qu’il a fallu le conseil numéro 6, considérez qu’un coup de téléphone ou un message instantané rapide pourra résoudre la ou les questions bien plus efficacement qu’une longue réponse littéraire par écrit ;
- N’utilisez jamais la messagerie électronique pour stocker des fichiers. Pour cela, utilisez plutôt les wikis ou des espaces SharePoint, Google Docs, skydrive, dropbox ou n’importe quel outil de ce genre. J’ai rencontré une fois un exemple où un petit malin dans une entreprise utilisait la messagerie électronique pour stocker les factures des clients ; le jour de son départ en retraite, la base de données des factures clients a disparu avec lui !
- Très important : ne jamais utiliser la messagerie électronique pour organiser un rendez-vous (sauf à utiliser une invitation de calendrier). Préférez doodle (http://doodle.com) qui vous permettra de proposer les différentes dates à vos interlocuteurs, qui verront ainsi directement leurs disponibilités et celles des autres. Dès que je reçois une proposition de rendez-vous par e-mail, soit j’attends que les organisateurs s’épuisent en messages croisés après avoir supprimé toute communication parasite, soit, si cela est important, j’appelle l’organisateur directement par téléphone. Le temps gagné est inestimable. J’ai vu des exemples où je pouvais organiser un rendez-vous au niveau PDG en moins d’une journée, alors que d’autres de mes camarades qui utilisaient la messagerie électronique mettaient plusieurs mois avant d’en organiser 1 au niveau n-3 ou 4 (et même échouaient souvent …) ;
- Rédiger des contrats à plusieurs, ou réaliser des tâches complexes qui impliquent plusieurs participants n’est absolument pas compatible avec la messagerie électronique. Au contraire, utiliser la Web conférence (je recommande WebEx) qui depuis 10 ans s’est imposée comme l’outil idéal pour ce genre de tâches ;
- Envoyer des fichiers attachés est, sauf exception, une mauvaise pratique. Utiliser de préférence soit votre référentiel interne, soit des outils de partage de fichiers comme skydrive ou dropbox. Pour les très gros fichiers, vous pouvez également utiliser des outils comme yousendit.com.
- Evitez les questions ouvertes et complexes par mail et par écrit. Utiliser d’abord la messagerie instantanée ou le téléphone. Le mail sert essentiellement à confirmer par écrit un accord ou le résultat d’une négociation et on ne négocie pas par écrit ;
- Gardez tous les mails personnels dans une boîte séparée (de préférence en ligne sur Yahoo ou Gmail (ce n’est pas seulement une question d’efficacité, mais aussi de protection de votre vie privée). Évitez d’ailleurs d’utiliser votre messagerie professionnelle pour tout message personnel.
Cliquer pour accéder à email-usage-v1-091001054540-phpapp02.pdf
Privilégiez partage et communication directe
Rappelez-vous sans faille l’utilisation des outils collaboratifs (anciennement appelé Web 2.0) et des technologies synchrones (téléphone, messagerie instantanée, SMS etc.) à chaque fois que vous recherchez la transparence et l’interaction, ou que vous avez besoin d’une réponse à une question complexe.
Enfin, et surtout, n’envoyez jamais de mail à une personne que vous pourriez voir directement au bout du couloir ou à côté de de votre bureau, la communication directe et personnelle est tellement plus agréable et efficace !
La messagerie électronique peut être un outil utile, mais mal utilisée, son impact sur la productivité peut-être dévastateur.
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Yann Gourvennec a créé visionarymarketing.com en 1996. Il est conférencier et auteur de 6 livres. En 2014, il est passé d'intrapreneur à entrepreneur en créant son agence de marketing numériqueDéfinition marketing digital, un terme utilisé en permanence et pourtant bien mal compris car mal défini.
