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IT du futur aujourd'hui

bureautique dans le cloud : ils sont passés à Google docs !

Passer à Google docs dans une entreprise ? C’est possible et c’est Patrick Barrabé qui m’en a parlé. J’ai rencontré Patrick il y a 2 ans au cours d’un Web 2 Connect où nous échangions via Twitter alors que nous étions assis l’un à côté de l’autre ! Et quand j’ai vu une publicité dans le télérama de la semaine dernière, mentionnant l’entreprise qu’il ne nommera pas mais où il travaille, j’ai couru l’interviewer, ceci d’autant plus que son bureau est sur le chemin du mien.

Bureautique dans le cloud : ils sont passés à Google docs !

Bureautique dans le cloud : ils sont passés à Google docs !

Et j’ai bien fait, car c’était comme dans la publicité, avec près de 5.000 personnes (c’est la taille de sa société de distribution dans le secteur du jardinage), utilisateurs ou utilisiteurs potentiels du service de cloud computing bureautique de Google (à noter que beaucoup d’employés dans la distribution n’ont pas besoin de la bureautique dans le cadre de leur travail). Pour à peine 40€ à l’année (environ) par utilisateur selon Patrick, les utilisateurs ont ainsi accès non seulement à la suite bureautique, au partage de documents, au travail collaboratif et aussi à la messagerie Gmail en version professionnelle.

« On n’a pas complètement arrêté d’utiliser Microsoft Office » ajoute cependant Patrick, qui précise même que « Outlook a été gardé en frontal de Gmail pour de nombreux utilisateurs ». Les fonctions offertes ne se limitent pas à la bureautique, elles incluent aussi les sites Web et l’Intranet, entièrement hébergé en ligne dans le nuage de Google également. Et la sécurité dans tout cela ? « Il y a [là] moins de dangers qu’à laisser traîner sa clé USB » ajoute philosophiquement Patrick. Il n’a pas tort … Voici une démarche innovante qui méritait d’être soulignée. Plus de détails dans cette interview exclusive de Patrick Barrabé en streaming :

Transcription de l’interview sur la passage à Google Docs

Patrick Bonjour, tu travailles pour une grande enseigne jardinerie mondiale 

Effectivement, je ne peux pas en parler, mais c’est un leader sur le marché.

Alors cette société fait à peu près 4 à 5.000 personnes dans le groupe.

C’est ça, entre les intégrés, les franchisés et les affiliés, les magasins qui nous appartiennent et nos magasins franchisés, c’est à peu près le nombre de personnes.

Et alors? Tu me disais que tu avais fait le choix d’un intranet et d’une bureautique entièrement en ligne sur le cloud?

Oui, tout à fait. Quand on a changé de DSI, il y a plus d’un an maintenant, le nouveau DSI était assez sensible à toutes les nouvelles technologies. Et dans le cas de la migration d’un intranet.

Moi, j’ai proposé une solution Google Apps, en l’occurrence au niveau des Google SaaS. Et derrière, tout s’est enchaîné. Le DSI a adhéré à SaaS et il était déjà partie prenante puisque lui, c’est quelque chose qui l’intéressait beaucoup. Il était intéressé par la partie Google Mail, donc on a intégré la totalité de la solution Google Apps au niveau de la communication interne.

C’est la solution payante. C’est la solution gratuite ?

C’est la solution payante puisque l’on a plusieurs mis plusieurs centaines de visiteurs. On dépasse les 1800 comptes, je crois créé. Je ne m’occupe pas de la partie, mais c’est le service exploitation informatique qui s’en occupe. Mais c’est la partie payante.

Oui, et a un coût à l’utilisateur par mois. C’est 40 euros à l’année, c’est très, très faible. Est ce que tu as une idée de l’économie annuelle qui est réalisée grâce à ça?

Je pense pas qu’on ait fait qu’on ait prévu de faire un effort quand on l’a fait, puisqu’on n’a pas étudié combien nous coûtait avant. Mais on a amélioré de façon sensible la productivité puisque avant, je prends un exemple simple. Mais avant, pour faire remplir des tableaux de charges tableaux de suivi, il fallait envoyer un fichier Excel par mail à 100 magasins. Maintenant, on leur met un document partagé. Les gars le saisissent et le document est envoyé le lundi matin. Le lundi, à 16 heures, il est entièrement rempli. Avant, il fallait une concaténation de personnes qui travaillent dessus et ça mettait 3 jours.

J’ai une question qui me brûle les lèvres. Est ce que vous avez arrêté complètement d’utiliser la suite Microsoft.

J’aime bien ce genre de question. Non, nous n’avons pas complètement arrêté d’utiliser la suite Microsoft sur la partie centrale, puisqu’il y a des usages qui font qu’on ne peut pas enlever ça aux utilisateurs. Et même, on a gardé Outlook en frontal de Gmail pour de nombreux utilisateurs pour ne pas les perturber dans leur usage quotidien. Même si derrière, c’est du jamais lassant. Et si un coupe, du coup, subit les contraintes de Gmail ou les avantages de Démé. Par contre, sur la totalité de nos magasins, il y avait déjà eu une amorce de faits sur la partie non direction de l’implantation de d’OpenOffice. Tous les postes qui n’étaient pas des postes de direction, mais on garde quand même le pack Office pour les postes de direction, même si, en pratique, de plus en plus de documents maintenant passent par les Google Docs, notamment tout ce qui est travail collaboratif, documents partagés dans les magasins.

Finalement, il relativement peu de gens qui utilisent des ordinateurs. Ce n’est pas l’objectif.

Ou en tout cas, au niveau bureautique. Il y a beaucoup de gens qui utilisent leur ordinateur sur le plan de la gestion des commandes sur toute la partie supply chain SaaS. C’est indispensable pour nous puisque l’on essaie. Justement, on a un gros plan de développement sur cet axe là. Par contre, sur la partie bureautique, assez peu. C’est surtout tout ce qui est les postes de management qui ont accès à ces documents sur lesquels ils font de la saisie. Ils le partage avec les demandes de l’enseigne.

Alors une dernière chose il n’y a pas que les documents bureautiques et aussi les intranet qui sont carrément en ligne.

Oui, oui, on est passé d’un intranet propriétaire en PHP MySQL sur des technologies libres que l’on a petit à petit migrer vers les Google. SaaS est alors notre intranet. Il est quasi essentiellement documentaire, avec un peu d’applications dedans. On est en train de développer des applications en utilisant les SDK Google, mais pour l’instant, ça va permettre avant tout documentaire. Et la partie collaborative tient surtout au partage de documents ou l’affichage de comment partager des agendas.

Alors, le grand intérêt, c’est que n’importe qui peut accéder n’importe où à l’information et n’a pas besoin de VPN et rien Twitter sur Internet. Tu n’a pas peur de fuites d’informations confidentielles?

Non, parce que de toute façon, les gens sont sensibilisés à l’aspect logging mot de passe. Donc déjà, ils sont vigilants. On a mis un essai SEO au niveau des postes qui nous permet de sécuriser l’ensemble. Et enfin, je pense qu’il est plus sécurisé d’avoir ces informations sur un espace de stockage protégé sur le cloud plutôt que de les avoir sur des ordinateurs ou sur des clés USB ou sur des disques durs qu’on laisse traîner et qu’on oublie et qu’on perd, ou même sur des documents ou des listing que l’on dépose sur un coin de table et qu’on oublie ou dans le TGV.

Yann Gourvennec

Yann Gourvennec created visionarymarketing.com in 1996. He is a speaker and author of 6 books. In 2014 he went from intrapreneur to entrepreneur, when he created his digital marketing agency. ———————————————————— Yann Gourvennec a créé visionarymarketing.com en 1996. Il est conférencier et auteur de 6 livres. En 2014, il est passé d'intrapreneur à entrepreneur en créant son agence de marketing numérique.

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