Charte informatique : à quoi ça sert, et comment l’élaborer ?

egedian-charteL’utilisation massive des outils numériques au travail a rendu nécessaire l’élaboration d’une charte informatique encadrant les usages. Ce sujet abordé dans le blog d’Egedian (transparence : Egedian est notre client) traite d’un sujet qui prend de plus en plus importance. En effet, le BYOD (Bring Your Own Device), mais aussi le COPE (Corporate Owned Personally Enabled, usage personnel sur un matériel professionnel), ou encore le CYOD (Choose Your Own Device) ont complètement fait exploser les habitudes traditionnelles au travail : en amenant de la souplesse dans les pratiques, on augmente également le risque de voir des pratiques inadaptées de la part des collaborateurs de l’entreprise. La charte, en plus de délimiter les usages, est également un moyen pour l’entreprise de se protéger juridiquement en cas de dommages commis par un employé.

C’est pour cela que l’élaboration d’une charte est vivement recommandée, même si celle-ci n’est pas obligatoire (en dehors des entreprises collectant des données à caractère personnel). Cependant, l’entreprise ne peut élaborer une charte sans suivre certaines étapes que nous vous avons résumé simplement dans l’infographie ci-dessous :

Le DSI élabore la charte avec le responsable juridique de l’entreprise. S’il n’existe pas de direction juridique dans l’entreprise, il est possible de faire appel à un cabinet extérieur. Le document doit être ensuite validé par les ressources humaines, puis par les représentants du personnel, avant d’être présenté aux collaborateurs et envoyé au secrétariat-greffe des prud’hommes.

Mais avant tout, que mettre dans une charte informatique ?

L’article d’Egedian insiste sur le fait que la charte doit être complète, afin de prévoir les problèmes pouvant survenir. Et pour cela, s’appuyer sur les recommandations de la Cnil peut être fort utile :

« Le contenu de la charte peut différer en fonction de la taille et du secteur d’activité de l’entreprise. Néanmoins, il y a des grands thèmes, et il est important d’être exhaustif, notamment concernant les différents moyens d’utilisation. Dans son guide des données personnelles, la CNIL n’hésite pas à les énumérer : poste de travail ; équipements nomades ; espace de stockage individuel ; réseau local ; internet ; messagerie électronique ; téléphone… « Il faut être précis. Rappeler par exemple que l’employeur a le droit d’aller dans la messagerie du collaborateur. Beaucoup de salariés l’ignorent. S’ils souhaitent la confidentialité de leurs échanges, ils doivent créer des dossiers personnels et enlever la signature professionnelle de leurs messages. C’est pareil pour les SMS, il convient de préciser « personnel » quand c’est dans ce cadre » insiste Didier Pawlak, DSI du groupe Pénélope.

Les organisations sont aussi de plus en plus rigoureuses s’agissant de l’utilisation d’internet, des réseaux sociaux et des messageries, afin de préserver leur e-réputation et leur sécurité. Dans la charte, vont par exemple être rappelés les logiciels à ne pas télécharger, les sites internet sur lesquels il est interdit de naviguer, et certaines entreprises restreignent aussi la fréquentation de sites grand public tels que les sites de streaming ou de réseaux sociaux (type Facebook) car jugés trop chronophages ou gourmands en bande passante. « Dans la charte, nous avons spécifié qu’il nous était possible de tracer les connexions internet. Nous voulons faire comprendre que ce n’est pas du « flicage » mais une mesure de sécurité », souligne Didier Pawlak. Une utilisation anormale du réseau peut en effet signifier que celui-ci est victime d’une attaque informatique.

Autre interdiction à mentionner : celle de diffamer l’entreprise ou de s’exprimer en son nom sans y être habilité : « nous avons édicté que les salariés ne devaient pas participer aux chaînes de lettres qui circulent sur les messageries ni utiliser les messageries instantanées publiques dans le cadre professionnel », note Didier Pawlak. La société va également mettre en place cette année des sessions de formation afin de s’assurer que les préconisations, dont celles de la charte informatique, sont bien assimilées et respectées.

La charte informatique doit également prévoir « l’après », quand le salarié quitte l’entreprise. Au sein du groupe Penelope, il est notifié que le salarié en partance doit faire le ménage de sa boite mail, sous la responsabilité de son chef de service. »

> Pour lire l’article, rendez-vous sur le blog d’Egedian

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Cédric Jeanblanc

Consultant Junior en Web Marketing chez Visionary Marketing
Cédric est consultant en Web Marketing chez Visionary Marketing. Nommé "étoile montante du content marketing" par la Content Marketing Academy, il est spécialisé en production de contenus multimédia, articles de fond, vidéos et podcasts.
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6 thoughts on “Charte informatique : à quoi ça sert, et comment l’élaborer ?

  1. Le fait d’élaborer une charte informatique permettra de limiter les responsabilités pénales et civiles de l’employeur et de protéger le salarié contre des sanctions possibles.

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