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L'abus
de longueur
A croire que le plaisir à manipuler le clavier est si intense qu’il génère
des courriers de plus en plus longs et fréquents.
Recevez 100 mails d’une page et voilà que
vous lisez votre roman de 100 pages tous les
jours. Il s’ensuit un phénomène, compréhensible,
de lassitude vis à vis de ces messages qui,
trop longs, finissent par être laissés de
côté. Au fur et à mesure qu’on s’y habitue,
l’e-mail est en effet de plus en plus lu à
l’écran et lire 100 pages à l’écran, ce n’est
pas possible. Epargnez à vos collègues ces
lectures marathon et gardez les détails pour
plus tard. Pensez à recourir au style télégraphique
et à utiliser les listes à puce (pour cela,
utilisez le format html, de plus en plus universel
- voir la copie d’écran d’Outlook express
à droite)
Rich text (HTML)
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L'abus
des accusés de réception
Vous est-il arrivé de recevoir
un e-mail avec le message suivant ?...
méfiance !
Demande
d'accusé de réception
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Bien sûr, la plupart du temps, il s'agit
d'un correspondant qui désire simplement
s'assurer que vous avez bien reçu le
message que vous attendiez. Mais attention,
car si ce n'est pas le cas, l’envoyeur pourrait
bien essayer de vous piéger. Au lieu de vous
confronter directement; l’expéditeur préfère
envoyer un accusé de réception pour se couvrir.
« au cas où je n’ai pas de réponse, j’aurai
une copie pour mon dossier… » semble
dire le message en filigrane. Pour éviter
ce genre de désagrément, ouvrez le menu Outils/Options
et sélectionnez l'option "ne jamais
envoyer de confirmation de lecture" dans
la boîte de dialogue ci-dessous.
L'option "accusé de réception"
sur Ms Outlook Express
cliquez
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D’ailleurs, il faut se méfier
des « dossiers » que vous pourriez
être amenés à conserver sur vos collègues.
Même si l’e-mail permet techniquement de stocker
ce genre de messages de façons électronique,
un tel exercice peut se révéler à la longue
plus dangereux pour le créateur du dossier
que pour son objet. Mieux vaut d’ailleurs
se débarrasser des messages qui sont restés
trop longtemps sans usage. 6 mois sans regarder
un fichier est sans doute un indice qu’il
faudrait l’archiver et l’oublier.
L'abus
de langage
Voilà un
phénomène étrange propre à l’e-mail, et dont
l’observation est à l’origine de cet article
sur les abus du courrier électronique. Il
y a peu, lors d’une discussion entre professeurs
d’une grande école de commerce l’un d’eux
se confiait sur les luttes intestines entre
enseignants. Un de ses collègues avait envoyé
un e-mail en s’épanchant pendant 9 longues
pages(!) sur ses malheurs, afin que nul ne
les ignore plus. Il est un fait qu’il ne viendrait
à l’idée de personne d’écrire 9 pages et de
les photocopier à l’ensemble de ses collègues.
© 2001-2002 par l'anti-musée |
De même, dans la pratique les remontrances verbales sont rares dans le
milieu professionnel. Les e-mails acerbes
avec copie sont fréquents par contre.
Ces phénomènes, nous les observions déjà
à la fin des années 80.
L’Internet a rendu possible la circulation
des invectives en dehors de l’entreprise
(c’est ce qui c’était soi disant passé
en 99 avec un étudiant HEC qui
aurait insulté un cabinet de recrutement,
mais sans que quiconque soit capable de
savoir si c’était vrai, même
parmi les anciens de l'école*).
Nombre de fois, nous recevons ce genre
de communications, souvent plus dommageables
pour leurs auteurs que pour leurs destinataires
. |
*Pour se renseigner sur les vraies fausses rumeurs : www.hoaxbuster.com ou http://hoaxbusters.ciac.org
La bombe est pourtant facile
à désamorcer : après un délai d’au
moins ½ heure faites venir l’auteur dans votre
bureau ( ou prenez le / la à l’écart, payez
lui un café, …..) et posez lui la question
: « que penses-tu de ce courrier que
tu m’as envoyé ? » Il est fort à parier
que tout sera oublié dans les minutes qui
suivent. Je pense qu’on peut expliquer ce
phénomène par les éléments suivants :
-
Le fait que la communication électronique
s'apparente plus (aux yeux de ses usagers)
à de la communication orale. Son
langage est donc moins formel, parfois
abrégé, et rarement relu.
Les dérives sont possibles,
-
La distanciation entre l'émetteur
et le destinataire, le médium électronique
"dématérialise"
la relation humaine. Le mail est un terrain
favorable à la catharsis,
-
Le médium électronique
privilège l'immédiateté,
le tac-au-tac or, les communications écrites
exigent de la réflexion, du recul
. N'hésitez pas à tourner
7 fois votre e-mail dans votre tête
avant de l'envoyer et ne répondez
jamais à une polémique par
e-mail sans attendre au-moins une nuit.
L'abus
de pièce jointe
La pièce jointe est une véritable
bénédiction tant elle est pratique
. Hélas, il existe beaucoup d'abus
avec des correspondants qui nous abreuvent
de pièces jointes inutiles. Le compte
rendu de réunion en format Word par
exemple long lourd et inutile, il serait bien
plus lisible en format texte ou en format
rtf (rich text format) dans le corps du mail.
Et quel cadeau à faire pour les utilisateurs
qui lisent leurs mails sur leurs Palm-Pilot
! plus lourd à télécharger
merci pour les travailleurs itinérants
! Redécouvrez donc les vertus du format
texte : rapide, discret, immédiat,
on peut en balayer le contenu très
rapidement.
© 2001-2002 par l'anti-musée
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La taille de ces pièces
jointes est un réel problème,
car les versions d'Office se succédant,
les tailles des fichiers sont de plus
en plus imposantes et les e-mails aussi.
Impossible d'envisager une pièce
jointe de plus de 2 MO par e-mail, sauf
besoin impérieux si votre connexion
Internet se fait par le téléphone.
Car il faudra déjà attendre
au minimum 10 minutes pour recevoir juste
ce message. De toute façon, nombreux
sont les administrateurs réseaux
qui limitent sévèrement
la taille de ces pièces jointes,
en réception et en émission,
afin de minimiser l'impact de ces messages
sur l'utilisation de leur bande passante.
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Et en cette période de changement
d'année, n'oublions pas les traditionnelles
cartes de voeux, qui viennent alourdir nos
messageries de façon impressionnante
et récurrente. Mieux vaut utiliser
des cartes en ligne et éviter de les
joindre à vos messages.
L'abus
de copie
Apparenté aux abus de langage sur
l'e-mail, l'abus de copie est la tentation
de mettre trop de monde au courant de nos
polémiques électroniques. C'est
là une bien mauvaise idée. Il
est bien plus aisé de régler
ses problèmes sans témoins -
alors une réelle négociation
peut s'enclencher.
Il en va de même pour les copies cachées
(blind carbon copy en anglais ou BCC) utiles
pour informer un destinataire sans demander
son action, il ne faut pas en abuser, car
elles peuvent également être
interprétées comme un désir
excessif de se protéger - (voir figure
ci-dessous).
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La personne
en copie cachée (bcc) ne sera pas
vue du destinataire ni des personnes en
copie (cc)
Note: Au fait, pourquoi l'abréviation
cc ? Tout simplement pour "Carbon
Copy" ou "Copie Carbone",
clin-d'oeil au temps pas si lointain où
le papier carbone était la seule
façon d'obtenir la copie d'un document.
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L'abus
de stockage
Stocker trop de messages e-mails dans votre
outil de messagerie peut rendre votre ordinateur
inutilisable. Si vous utilisez Outlook 98/2000
par exemple, recherchez le fichier *.pst qui
contient vos messages et regardez en la taille.
Il n'est pas rare d'en voir qui dépassent
les 200 ou 300 MB !
Sachez que les messages (hors exceptions)
antérieurs à 6 mois et que vous
n'avez pas lus au moins 1 fois depuis sont
bons pour l'archivage. Outlook possède
d'ailleurs une fonction automatisée
pour supprimer les messages de plus de 6 mois
et les archiver..
Evitez par ailleurs de garder des "dossiers"
sur des sujets épineux . Rarement utiles,
ils se retournent Parfois contre leurs auteurs
car ils servent surtout à se faire
des ennemis. Mieux vaut régler ses
problèmes à l'amiable.
L'abus
de réponse
Certains utilisateurs confondent le bouton
"répondre" avec le bouton
"répondre à tous",
c'est dommage car cela intéresse peu
les 1999 participants à un séminaire
de savoir que le répondant qui s'est
trompé de bouton ne sera pas présent
et pourquoi.
Pire, on a vu cet exemple suivant dans une
grande administration française dont
je tairai le nom : Une personne en mobilité
envoie un e- mail à l'ensemble de son
service (100 personnes) pour leur signaler
son départ et le plaisir pris à
y travailler pendant 2 ans. Un destinataire
commente l'e-mail avec une phrase genre "bon
débarras" et au lieu d'envoyer
ce mail à 1 personne (touche transférer),
elle met l'ensemble des destinataires en copie
... Aie, aie, aie !
L'abus
du ping pong
Si vous n'arrivez pas à régler
un problème après trois allers
retours via e-mail posez vous cette question
: ne résoudrais-je pas ce problème
plus vite par téléphone ?
Si la réponse est non, continuez de
vous échanger des e-mails qui s'ajoutent
les uns aux autres et qui génèrent
plus d'incompréhension et plus d'énervement
à chaque échange.
L'abus
de commentaires
De même, quand trop de commentaires
viennent s'additionner, la visibilité
de l'e-mail finit par devenir problématique.
On use alors d'artifices : Jean marque ses
commentaires ***, Julie avec ses initiales,
Paul avec des >>>.
Si on n'arrive plus à lire le mail,
c'est peut être un signe qu'il va falloir
organiser une réunion ! (vous
vous souvenez, ces machins où on discute
à plusieurs sur un même sujet
dans une même pièce ?)
>3ème partie
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